Masz dość ręcznego przepisywania faktur do systemu? Z tego artykułu dowiesz się, jak krok po kroku zorganizować skanowanie faktur do programu księgowego i wybrać dobry system OCR. Pokażę ci też, jak dzięki SaldeoSMART i podobnym narzędziom uporządkować obieg dokumentów i pozbyć się papierowego archiwum.
Na czym polega skanowanie faktur do programu księgowego?
Skanowanie faktur to połączenie pracy sprzętu (skaner, urządzenie wielofunkcyjne lub telefon) z oprogramowaniem, które potrafi odczytać dane z obrazu. W biurach rachunkowych i firmach robi to OCR – Optical Character Recognition, czyli technika optycznego rozpoznawania tekstu. Program “czyta” numer faktury, NIP, daty, kwoty netto, brutto, VAT i od razu przekazuje je do programu księgowego lub systemu ERP.
W praktyce oznacza to koniec “klepania” dokumentów linijka po linijce. W SaldeoSMART czy Scanye wygląda to tak, że księgowy albo przedsiębiorca skanuje paczkę faktur, system OCR rozpoznaje dane z ponad 95% skutecznością, a następnie tworzy gotowe formularze do importu do KPiR lub ksiąg handlowych. Zwykle wystarcza szybka weryfikacja, zamiast pełnego ręcznego wprowadzania danych.
Dlaczego skan faktury jest bezpieczny księgowo?
Wiele osób nadal zastanawia się, czy skan faktury można traktować jak pełnoprawny dowód księgowy. Prawo dopuszcza taką formę pod warunkiem spełnienia kilku wymogów. Ustawa o VAT (art. 106m) wymaga przede wszystkim zapewnienia autentyczności pochodzenia dokumentu, integralności treści i jej czytelności. Innymi słowy – musi być wiadomo, kto wystawił fakturę, żadnych danych nie wolno zmieniać, a skan ma być wyraźny.
Ustawa o rachunkowości (art. 21) wymienia elementy, które powinien mieć dowód księgowy: rodzaj i numer, oznaczenie stron, opis operacji z wartością, datę, a także podpisy i dekretację. Jednocześnie dopuszcza rezygnację z części danych, jeśli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania. Dlatego faktury bez podpisów są poprawne, a dekret można przechowywać wyłącznie w systemie księgowym, bez nanoszenia go na wydruk.
Skan faktury a e-faktura – jaka jest różnica?
Rozporządzenie Ministra Finansów z 2005 roku uregulowało e-faktury jako pełnoprawny odpowiednik dokumentu papierowego. E-faktura jest wystawiana i wysyłana w formie elektronicznej od samego początku. Skan faktury papierowej to coś innego – to obraz dokumentu zapisany w formacie PDF lub grafiki, ale nadal uznawany za dokument elektroniczny, który może pełnić funkcję dowodu księgowego.
Ważne jest, aby sposób przechowywania takich skanów zapewniał integralność i łatwość odtworzenia. Dlatego tak duże znaczenie ma elektroniczne archiwum faktur – czy to w SaldeoSMART, Scanye, czy w chmurze typu Google Drive – oraz procedury nadawania uprawnień, tworzenia kopii zapasowych i ochrony przed przypadkowym usunięciem plików.
Jak przygotować sprzęt i dokumenty do skanowania faktur?
Bez dobrego przygotowania nawet najlepszy OCR będzie popełniał błędy. Wpływ na jakość odczytu mają zarówno parametry skanera, jak i sam sposób ułożenia dokumentów. W biurach, które dziennie przerabiają setki faktur, znaczenie ma także prędkość i bezawaryjność urządzeń.
Dobrym punktem wyjścia jest ocena, ile faktur księgujesz miesięcznie i jakiego są typu. Inaczej zorganizujesz proces przy 200 dokumentach, a inaczej przy 10 tysiącach. Dla większych wolumenów lepiej sprawdzą się skanery z automatycznym podajnikiem i podłączeniem sieciowym, aby każdy księgowy mógł wysłać skany prosto na swój adres e-mail lub do wskazanego folderu.
Jak dobrać skaner do skanowania faktur?
Podstawowe pytanie brzmi: czy skaner poradzi sobie z realną liczbą dokumentów i z różną gramaturą papieru? W obiegu są faktury igłowe, paragonowe i zwykłe, drukowane najczęściej na papierze 48–80 g/m2. Papier o niskiej gramaturze łatwo się rwie, bywa perforowany, a wielofunkcyjne urządzenia biurowe mają z nim problem w automatycznym podajniku. W takich przypadkach dobrze działają skanery szczelinowe z czujnikiem grubości papieru.
Przy wyborze skanera do biura rachunkowego warto brać pod uwagę kilka parametrów technicznych:
- prędkość skanowania (dobrą wartością jest ok. 40 stron na minutę),
- obecność automatycznego podajnika dokumentów (ADF),
- obsługę kolorów i skali szarości,
- możliwość ustawienia różnych rozdzielczości (150–300 DPI dla dokumentów tekstowych),
- łącze sieciowe lub Wi‑Fi, aby skany trafiały bezpośrednio do użytkowników lub do folderów współdzielonych.
Przykładowym urządzeniem projektowanym z myślą o dużej liczbie dokumentów jest Brother ADS‑2400N. Ma szybki podajnik, obsługuje różne grubości papieru i łączy się z siecią, więc dobrze wpisuje się w potrzeby większego biura rachunkowego lub działu finansowego.
Jakie ustawienia skanera sprawdzają się najlepiej?
Specjaliści SaldeoSMART i Scanye rekomendują bardzo zbliżone parametry. Najważniejsze są trzy ustawienia: kolor, rozdzielczość i format pliku. Dobrej jakości OCR radzi sobie nawet z dokumentami czarno-białymi, ale w wielu przypadkach tryb kolorowy lub skala szarości daje bardziej czytelne rezultaty, zwłaszcza przy fakturach paliwowych czy paragonowych.
Standardowe ustawienia wyglądają zwykle tak: rozdzielczość 300 DPI, skan w kolorze lub w skali szarości, zapis do pliku PDF. Zwiększanie DPI powyżej 300 nie poprawia czytelności tekstu, za to dramatycznie zwiększa rozmiar pliku. Przed produkcyjnym uruchomieniem obiegu warto zrobić kilka testowych skanów różnych typów faktur i sprawdzić jakość odczytu w programie OCR.
Jak krok po kroku skanować faktury do programu księgowego?
Proces dobrze jest podzielić na kilka prostych kroków, które powtórzysz później jak schemat. Dzięki temu łatwo przeszkolić nowych pracowników i utrzymać stałą jakość danych trafiających do programu księgowego. W biurach intensywnie korzystających z OCR warto spisać te kroki w krótkiej instrukcji wewnętrznej.
Najczęściej przyjmuje się, że obsługa jednej paczki faktur wygląda tak: przygotowanie dokumentów, skanowanie, eksport do plików, import do OCR, weryfikacja danych, a na końcu księgowanie w systemie. Część zadań (np. fizyczne skanowanie) można zlecić asystentowi, a księgowi pozostawić etap sprawdzania poprawności.
Jak przygotować faktury do skanowania?
Pierwszy etap to porządkowanie papierów. Zanim włożysz plik dokumentów do podajnika skanera, warto sprawdzić ich stan fizyczny. Zagięcia, zszywki, taśmy czy spinacze to najczęstsza przyczyna zacięć i krzywo zeskanowanych stron, które potem trudno poprawnie odczytać w OCR.
Dobrą praktyką jest także wstępna segregacja dokumentów. W jednej paczce skanuj faktury o podobnym formacie i gramaturze papieru. Oddzielnie ułóż faktury sprzedaży i zakupu, bo wiele programów – np. Scanye – rekomenduje osobne skanowanie tych grup. Drobne przygotowanie przed skanowaniem zwykle opłaca się mniejszą liczbą błędów przy odczycie.
Jak wygląda samo skanowanie i import do OCR?
Po ułożeniu dokumentów w podajniku ustaw wybrane wcześniej parametry skanowania. W nowoczesnych programach, takich jak SaldeoSMART, możesz skanować:
- wiele faktur w jednym pliku PDF (również wielostronicowych),
- osobne pliki dla każdej faktury,
- paczki dokumentów kilku klientów naraz, które system rozpozna po NIP i sam rozdzieli.
Następnie wyeksportuj skany do folderu na dysku lub bezpośrednio do modułu OCR. SaldeoSMART integruje się z ponad 40 programami księgowymi i systemami ERP, a Scanye potrafi po imporcie od razu przypisać dane do kolumn KPiR lub kont księgowych. Dzięki temu rola księgowego ogranicza się do kontrolnego przejrzenia dokumentów, zamiast pełnego przepisywania.
Na czym polega weryfikacja danych po OCR?
Żaden system OCR nie jest nieomylny, choć dobre rozwiązania osiągają skuteczność powyżej 95%. Dlatego po odczytaniu danych z faktur potrzebna jest szybka kontrola. W Scanye i SaldeoSMART masz widok podzielony na obraz faktury i odczytane pola, co ułatwia porównanie numeru, daty, kwot i NIP.
Ważny jest także sposób poprawiania błędów. W ergonomicznych systemach jedno kliknięcie na polu z numerem faktury pozwala wskazać prawidłowe miejsce na skanie, a program “uczy się” nowego układu dokumentu. Dzięki temu przy kolejnej fakturze od tego samego kontrahenta odczyt jest już trafniejszy, a ty oszczędzasz kolejne minuty.
Jak wybrać system OCR do skanowania faktur?
Dostępnych rozwiązań dla księgowości jest coraz więcej. Różnią się ceną, sposobem rozliczania, integracjami i wygodą pracy. W biurze rachunkowym, które planuje poważnie oprzeć się na digitalizacji, wybór OCR ma realny wpływ na czas obsługi klientów i koszty stałe.
Przy wyborze warto wyjść od potrzeb: ile faktur miesięcznie obsługujesz, z jakich programów księgowych korzystasz, czy chcesz udostępniać klientom mobilną aplikację, a także czy potrzebujesz zaszyfrowanego archiwum dokumentów z pełną zgodnością z RODO. Innego narzędzia potrzebuje jednoosobowe biuro, a innego zespół 20 księgowych obsługujących kilka tysięcy faktur dziennie.
Na co zwrócić uwagę przy ocenie systemu OCR?
W praktyce największe znaczenie mają te cechy oprogramowania, które codziennie wpływają na czas pracy księgowego i bezpieczeństwo danych. System OCR powinien nie tylko poprawnie odczytywać dokumenty, ale także ułatwiać ich obieg i współpracę z klientami. Warto przyjrzeć się kilku elementom:
- czy system “uczy się” nowych typów faktur i poprawia swoje rozpoznawanie,
- czy potrafi przetwarzać różne formaty (A4, faktury igłowe, paliwowe),
- czy samodzielnie dzieli wielostronicowe pliki i sortuje je po NIP,
- czy integruje się z twoim programem księgowym i od razu podpowiada dekretację,
- jak szybko przetwarza duże paczki dokumentów,
- w jaki sposób przechowuje dane w chmurze i jak wyglądają zabezpieczenia,
- w jaki sposób naliczana jest opłata – za stronę, za fakturę, czy w modelu abonamentowym.
Dobry przykład stanowi SaldeoSMART OCR, który liczy koszt od liczby faktur (już od ok. 0,17 zł za dokument) oraz Scanye, które pozwala klientom wystawiać faktury ustrukturyzowane, wysyłać je do KSeF i automatycznie udostępniać księgowemu wraz ze statusem “do księgowania”, “do wyjaśnienia” czy “nie księguj”. Taki model porządkuje odpowiedzialność pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym.
Jak OCR wpływa na czas pracy księgowego?
Różnica między ręcznym księgowaniem a pracą z OCR dobrze wychodzi w prostych wyliczeniach. Z rozmów z księgowymi wynika, że bez automatyzacji można zaksięgować około 40 faktur na godzinę. Przy 1000 dokumentów daje to 25 godzin, czyli ponad trzy dni robocze pracy jednej osoby.
Po wdrożeniu systemu takiego jak Scanye, po okresie przyzwyczajenia, 1000 faktur weryfikuje się w okolicy jednego dnia: około godzina idzie na skanowanie paczek, a pozostałe 6–7 godzin na sprawdzenie danych, przy tempie około 150 dokumentów na godzinę. Różnica dwóch dni roboczych na samym jednym kliencie lub większej paczce faktur pokazuje, jak mocno OCR faktur wpływa na rentowność biura.
SaldeoSMART i podobne systemy potrafią obniżyć koszty wprowadzania dokumentów nawet o 50%, a zaoszczędzony czas można przeznaczyć na obsługę dodatkowych klientów bez zwiększania zatrudnienia.
Jak zorganizować obieg dokumentów i elektroniczne archiwum?
Skanowanie faktur do programu księgowego to jedno, a dobrze zorganizowany obieg i archiwum – drugie. Dopiero połączenie tych elementów daje pełny efekt w postaci szybszej pracy, mniejszej liczby telefonów od klientów i braku konieczności trzymania tysięcy teczek w magazynie. Coraz więcej biur całkowicie rezygnuje z papierowego archiwum na rzecz cyfrowego magazynu faktur.
W praktyce możesz pójść dwiema drogami. Pierwsza to popularne dyski chmurowe jak Google Drive czy Dropbox, druga – wyspecjalizowane systemy księgowe z własnym zaszyfrowanym archiwum, jak w Scanye czy SaldeoSMART. Oba rozwiązania działają, ale różnią się zakresem automatyzacji i komfortem pracy.
Jakie zasady komunikacji z klientem ułatwiają pracę na skanach?
Przejście z papieru na skany zawsze jest zmianą dla klienta. Znika comiesięczna wizyta w biurze z segregatorem, a w jej miejscu pojawia się wysyłka skanów lub zdjęć faktur. Żeby nie zamieniło się to w chaos maili, warto ustalić proste, jasne reguły współpracy i zawrzeć je w umowie czy aneksie.
Najczęściej ustala się z klientem m.in. termin przekazywania dokumentów (np. do 10. dnia miesiąca), dopuszczalną formę (skany lub zdjęcia dobrej jakości), sposób kontaktu w sprawach wyjaśnień oraz ewentualną opłatę za spóźnione faktury. W wielu biurach dobrze sprawdza się także dedykowana aplikacja mobilna, np. Scanye, w której klient po prostu robi zdjęcie faktury i wysyła ją do swojego księgowego jednym kliknięciem.
Jak zbudować wspólne archiwum faktur?
Jednym z największych “pożeraczy czasu” w księgowości są telefony typu “proszę mi znaleźć fakturę z lipca zeszłego roku”. Jeśli klient ma dostęp do własnego archiwum w chmurze, liczba takich próśb zauważalnie spada. Najprostsze rozwiązanie to foldery na dyskach chmurowych, uporządkowane według klientów i miesięcy, z zasadą 1 plik = 1 faktura.
Rozwiązanie bardziej zaawansowane to elektroniczne archiwum w OCR, jak w Scanye czy SaldeoSMART. System sam sortuje dokumenty po numerze, dacie, kontrahencie czy NIP, nie ma ryzyka duplikowania plików, a wyszukiwanie po jednej danej trwa kilka sekund. Dodatkowo takie archiwum działa jak bezpieczna chmura – dane są szyfrowane zarówno podczas przesyłu, jak i przechowywania, a dostęp mają tylko uprawnione osoby.
W rozwiązaniach typu Scanye elektroniczne archiwum przypomina “bankowość internetową” dla faktur – zaszyfrowane połączenie, kopie zapasowe, brak bezpośredniego dostępu z sieci do surowych danych.
Jak skanowanie faktur wpływa na kontrole z Urzędu Skarbowego?
Coraz więcej kontroli z Urzędu Skarbowego odbywa się zdalnie. Urzędnik mailowo lub telefonicznie prosi o przesłanie konkretnego zestawu faktur. Gdy wszystkie dokumenty są w postaci skanów lub e-faktur, wystarczy udostępnić odpowiednie pliki lub wygenerować paczkę z archiwum OCR i przesłać ją elektronicznie. Nie trzeba wyciągać teczek z magazynu ani robić papierowych kopii.
Dodatkową zaletą jest czytelność. Papierowe faktury, zwłaszcza drukowane na drukarkach igłowych czy paragonowych, po kilku latach blakną, co potrafi uniemożliwić odczytanie treści. Skan wykonany od razu po otrzymaniu dokumentu zachowuje pełną wyrazistość przez cały okres wymaganego przechowywania, a w razie potrzeby łatwo go powielić i przesłać dalej.
