Gubisz wydruk z kasy i zastanawiasz się, czy można wydrukować raport dobowy 2 razy? W tym tekście wyjaśniam, co wolno, czego nie wolno i skąd wziąć brakujący dokument. Dzięki temu spokojnie uporządkujesz swoją dokumentację fiskalną.
Czym jest raport dobowy i raport miesięczny?
Raport fiskalny to dokument z kasy rejestrującej, który zbiera dane o sprzedaży z danego okresu. W przepisach znajdziesz definicję, że to dokument zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku w danej dobie lub w wybranym okresie, w podziale na stawki VAT oraz sprzedaż zwolnioną. Z punktu widzenia księgowości to jeden z najważniejszych dokumentów związanych z kasą fiskalną, bo na jego podstawie rozlicza się podatek.
W codziennej pracy spotykasz głównie dwa typy raportów fiskalnych: raport fiskalny dobowy oraz raport fiskalny miesięczny. Pierwszy obejmuje sprzedaż jednego dnia, drugi stanowi zestawienie wszystkich raportów dobowych z danego miesiąca. Dla kasy fiskalnej to także dwa różne mechanizmy – dzienny raport zeruje licznik sprzedaży, a miesięczny tylko odczytuje zgromadzone dane.
Jak działa raport dobowy?
Raport dobowy (zwany też dziennym) to wydruk z kasy, który rozlicza wszystkie paragony od momentu wykonania poprzedniego raportu. Po jego wydrukowaniu liczniki sprzedaży w kasie są zerowane i od nowej doby sprzedaż zaczyna się „od zera”. Ten wydruk jest pierwszym raportem wykonywanym po fiskalizacji kasy i to on potwierdza rozpoczęcie pracy urządzenia w trybie fiskalnym.
Ważne jest, że raport dobowy zawiera łączną kwotę sprzedaży brutto z danego okresu, kwoty podatku według stawek VAT oraz informacje o sprzedaży zwolnionej z podatku. Dane te trafiają do pamięci fiskalnej i są później „zaciągane” do raportu okresowego, w tym miesięcznego. To właśnie dzięki nim raport miesięczny pokazuje kompletny obrót w danym miesiącu.
Na czym polega raport miesięczny?
Raport miesięczny to raport okresowy z kasy fiskalnej obejmujący zakończony już miesiąc sprzedaży. Prezentuje on wykaz wszystkich raportów dobowych wykonanych w tym okresie oraz sumę sprzedaży i podatku dla poszczególnych stawek. Ma charakter typowo księgowy – służy do sporządzenia deklaracji podatkowych i ewidencji VAT.
Ten raport nie zeruje liczników fiskalnych. Jest dokumentem odczytowym, co oznacza, że można go wygenerować ponownie, jeśli pierwotny wydruk zginie albo ulegnie zniszczeniu. Warunek jest prosty – pamięć fiskalna kasy musi działać prawidłowo. Dzięki temu masz możliwość ponownego wydruku raportu miesięcznego także po dłuższym czasie.
Raport dobowy zeruje kasę i daje się wydrukować tylko raz, natomiast raport miesięczny jedynie odczytuje dane i możesz wydrukować go wielokrotnie.
Czy można wydrukować raport dobowy 2 razy?
Pytanie, które najczęściej pada wśród użytkowników kas brzmi: „Czy można wydrukować raport dobowy 2 razy?”. Odpowiedź jest jednoznaczna – nie można ponownie wydrukować tego samego raportu dobowego. Wynika to z konstrukcji kasy i przepisów dotyczących pamięci fiskalnej.
Raport dobowy to tzw. raport zerujący. Podczas jego wykonywania kasa zapisuje dane sprzedaży w pamięci fiskalnej i jednocześnie zeruje liczniki. To jedna, niepodzielna operacja: zapis, wyzerowanie i wydruk. Ten konkretny raport jest nieodtwarzalny – kasa nie pozwala wystawić identycznego dokumentu drugi raz, bo liczniki już zostały wyzerowane.
Ile raportów dobowych można zrobić jednego dnia?
Przepisy nie określają maksymalnej liczby raportów dobowych w ciągu jednej doby sprzedażowej. Wynika z nich jedynie obowiązek, aby raport dobowy został wykonany po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży dnia następnego. To oznacza, że jeśli popełnisz błąd i zrobisz raport za wcześnie, masz możliwość wykonania kolejnego raportu za ten sam dzień.
W takim przypadku każdy z wydruków będzie osobnym raportem dobowym z tą samą datą, ale innym numerem. Drugi raport ująłby sprzedaż od momentu poprzedniego raportu do końca dnia. Wszystkie te raporty zostaną ostatecznie zsumowane pod jedną datą w raporcie miesięcznym. Z technicznego punktu widzenia kasy fiskalne są projektowane tak, aby móc zapisać co najmniej 1830 raportów dobowych, co odpowiada około pięciu latom codziennej pracy.
Czy można „powtórzyć” raport dobowy w innym sensie?
Nie da się odtworzyć tego samego raportu z identycznym zakresem czasu i numerem. Możesz natomiast wykonać kolejny raport dobowy w tym samym dniu, który obejmie dodatkową sprzedaż zarejestrowaną po pierwszym raporcie. Takie rozwiązanie stosujesz na przykład wtedy, gdy przez pomyłkę zrobisz raport w połowie dnia, a sprzedaż nadal trwa.
W sytuacji, gdy całkiem pominiesz raport jednego dnia, a następnego dnia nie zdążysz go zrobić przed rozpoczęciem sprzedaży, zalecane postępowanie jest jasne. Najpierw wykonujesz raport za zaległy okres, a na koniec dnia sporządzasz kolejny raport obejmujący sprzedaż z bieżącego dnia. Otrzymasz wtedy dwa raporty dobowo datowane tak samo, ale przypisane do różnych fragmentów sprzedaży, co nadal jest akceptowalne pod względem ewidencyjnym.
Jak poprawnie wykonać raport dobowy?
Raport fiskalny dobowy wykonujesz po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, ale nie później niż przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym. Doba kalendarzowa nie ma tu aż tak dużego znaczenia. Istotne jest, aby raport powstał przed rejestracją kolejnych transakcji. Dzięki temu każdy dzień sprzedaży ma własne, zamknięte rozliczenie.
Niektóre nowoczesne kasy fiskalne mają funkcję automatycznego przypomnienia. Jeśli przez dwie kolejne doby ewidencjonujesz sprzedaż bez wykonania raportu dobowego, moduł fiskalny może zablokować możliwość wystawienia następnego paragonu, dopóki nie zrobisz raportu. Taki mechanizm dodatkowo zabezpiecza prawidłowość ewidencji i chroni przed zapomnieniem.
Na co uważać przy przełomie miesięcy?
Najwięcej wątpliwości pojawia się przy raportach wykonywanych na przełomie miesięcy. Jeśli raport dobowy za ostatni dzień miesiąca (na przykład 31 marca) wydrukujesz 1 kwietnia przed pierwszą sprzedażą, kasa zsumuje ten raport w okresowym raporcie za kwiecień. Fizycznie sprzedaż miała miejsce w marcu, ale w zestawieniu okresowym pojawi się w następnym miesiącu.
Z punktu widzenia podatku VAT liczy się moment dokonania sprzedaży. Dlatego przy rozliczaniu deklaracji miesięcznych musisz przypisać obrót do właściwego okresu rozliczeniowego. W praktyce oznacza to, że obrót z ostatniego dnia miesiąca, nawet jeśli raport dobowy wydrukowałeś w kolejnym miesiącu, powinien trafić do rozliczenia tego wcześniejszego okresu. Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych wprost wskazują takie rozwiązanie.
- Wykonuj raport za ostatni dzień miesiąca możliwie szybko po zakończeniu sprzedaży,
- jeśli raport powstanie pierwszego dnia kolejnego miesiąca, dopisz obrót do wcześniejszego miesiąca w ewidencji,
- porównuj dane z raportów dobowych i raportu miesięcznego przy sporządzaniu deklaracji,
- przy większych rozbieżnościach konsultuj się z biurem rachunkowym.
Co zrobić, gdy zapomnisz o raporcie?
Gdy któregoś dnia nie wykonasz raportu, a tego dnia nie było żadnej sprzedaży, sytuacja jest prosta – nie ma obowiązku drukowania raportu za dzień bez obrotu. W miesięcznym zestawieniu pojawi się wtedy po prostu „przerwa” między kolejnymi raportami, co w praktyce oznacza raport zerowy.
Jeśli natomiast sprzedaż była, a raportu nie zrobiłeś, powinieneś jak najszybciej nadrobić zaległość. Kiedy jeszcze nie zdążyłeś rozpocząć sprzedaży w kolejnym dniu, po prostu drukujesz zaległy raport przed pierwszym paragonem. Gdy sprzedaż już ruszyła, wykonujesz raport za okres zaległy, a po zakończeniu dnia kolejny raport za bieżący dzień – razem da to dwa raporty dobowe jednego dnia, ale różniące się zakresem transakcji.
Czy można ponownie wydrukować raport miesięczny?
W przeciwieństwie do raportu dobowego, raport kasowy miesięczny można wydrukować więcej niż raz. Ma on charakter odczytowy, więc kasa nie zeruje żadnych liczników podczas jego generowania. Jeśli pierwotny wydruk zaginie lub papier się zniszczy, wystarczy wybrać w menu raportów odpowiednią funkcję i ponownie go wydrukować.
Każdy producent urządzeń może rozwiązać to technicznie trochę inaczej. W jednej kasie będzie to przycisk skrótu, w innej menu raportów okresowych. Zawsze jednak raport miesięczny przedstawia tę samą rzecz – sumę raportów dobowych z danego miesiąca oraz zestawienie podatku VAT w podziale na stawki. Dlatego ponowny wydruk nie zmienia żadnych danych w pamięci fiskalnej, a jedynie odczytuje już zapisane informacje.
Kiedy trzeba drukować raport miesięczny?
Raport miesięczny musisz sporządzić po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, ale nie później niż do 25 dnia następnego miesiąca. Przykładowo raport za wrzesień możesz wydrukować najpóźniej 25 października. Znowu ważne jest, aby zrobić to przed rozpoczęciem sprzedaży w kolejnym miesiącu rozliczeniowym, jeśli rozliczasz się miesięcznie.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w całym miesiącu nie dokonasz żadnej sprzedaży i tym samym nie wykonujesz raportów dobowych. Wtedy brak jest obowiązku drukowania raportu miesięcznego, bo kasa nie zapisała żadnych nowych danych w pamięci fiskalnej. Miesiąc bez sprzedaży oznacza po prostu brak nowych raportów okresowych.
- Raport miesięczny służy głównie księgowości i rozliczeniom VAT,
- można go drukować wielokrotnie – także po latach,
- jego dane muszą zgadzać się z raportami dobowymi,
- brak obrotu w całym miesiącu zwalnia z obowiązku jego sporządzenia.
Jak długo przechowywać raporty i jakie są ograniczenia kasy?
Jeśli używasz kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, ciąży na tobie obowiązek archiwizacji dokumentów fiskalnych. Ustawa podatkowa wymaga, aby przechowywać raporty przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Czyli dokumenty z 2020 roku trzymasz do końca 2025 roku, licząc od końca roku, którego dotyczą.
Każda kasa ma także ograniczoną pojemność pamięci fiskalnej. Przepisy nakazują, aby urządzenie umożliwiało zapisanie przynajmniej około 1830 raportów dobowych. To standardowo wystarcza na mniej więcej 5 lat codziennej pracy. Jeżeli nadmiernie często wykonujesz raporty w ciągu dnia, szybciej „zużywasz” pamięć fiskalną, a to oznacza konieczność wcześniejszej wymiany modułu lub kasy.
Dodatkowe raporty dobowe w jednym dniu są dopuszczalne, ale skracają okres, w którym pamięć fiskalna będzie wystarczająca do bieżącej pracy.
Jak raport dobowy z terminala łączy się z raportem z kasy?
Poza raportem z kasy rejestrującej funkcjonuje jeszcze raport dobowy z terminala płatniczego. To dokument, który pokazuje wszystkie transakcje bezgotówkowe z danego dnia – płatności kartą, zwroty, anulowania. Dane z raportu terminala trafiają do agenta rozliczeniowego, takiego jak PolCard, PlanetPay czy Paytel, i na ich podstawie liczona jest kwota przelewana na twoje konto.
Raport z terminala nie jest raportem fiskalnym w rozumieniu przepisów o kasach, ale stanowi istotne uzupełnienie dokumentacji. Dzięki niemu łatwo porównisz przychód z kasy, zgromadzony w raporcie dobowym, z wpływami bezgotówkowymi. W wielu firmach raporty z terminala dołącza się do raportów kasowych, aby księgowość mogła szybko zweryfikować wszystkie przepływy finansowe.
Jak wydrukować raport dobowy z terminala?
Drukowanie raportu dobowego z terminala płatniczego jest dość proste, choć szczegóły zależą od modelu urządzenia. Zwykle wystarczy wejść do menu, wybrać sekcję „Raporty” lub „Zamknięcie dnia” i potwierdzić wykonanie raportu. Urządzenie generuje wtedy zestawienie transakcji z danego dnia, zawierające liczbę operacji, wartości sprzedaży, zwroty oraz godziny przeprowadzenia płatności.
Ważne jest, aby przed drukiem sprawdzić stan papieru w terminalu i upewnić się, że rolka jest poprawnie założona. Wiele terminali umożliwia także ustawienie automatycznego raportu dobowego o wybranej godzinie. W takim trybie musisz tylko zadbać, by urządzenie było włączone, bo inaczej raport nie zostanie wykonany. Terminal często pozwala również wydrukować kopię raportu, jeśli pierwotny wydruk się zgubi.
