Jak prawidłowo zaksięgować fakturę zakupu?

Dokumentacja zakupu, a zwłaszcza faktury zakupowe, stanowią istotny aspekt prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Od prawidłowego zaksięgowania tych dokumentów zależy nie tylko prawidłowość ewidencji księgowej, ale także prawidłowość rozliczeń podatkowych. W tym artykule wyjaśnimy, jak zaksięgować fakturę zakupu, aby uniknąć późniejszych problemów.

1. Sprawdź poprawność faktury zakupu

Pierwszym krokiem w procesie księgowania faktur zakupowych jest sprawdzenie ich poprawności. Należy zweryfikować wszystkie dane umieszczone przez sprzedawcę na fakturze, takie jak dane firmy, informacje o towarze lub usłudze oraz to, czy dana faktura została wystawiona w dwóch egzemplarzach – jest to obowiązek nałożony przez przepisy prawa.

Dopiero po sprawdzeniu poprawności umieszczonych na fakturze elementów (i nieznalezieniu na niej żadnych błędów), można ją prawidłowo zaksięgować – w kosztach podatkowych. Daną fakturę należy także ująć w rejestrze VAT. Jeżeli jednak dana faktura zakupowa dotyczy np. usług gastronomicznych, a VAT od zakupu nie podlega odliczeniu, to należy dane koszty zaksięgować w KPiR w kwocie brutto.

2. Kiedy księgujemy faktury zakupu?

Czas, kiedy powinniśmy zaksięgować fakturę zakupu, zależy od kilku czynników. Jeżeli sprzedawca wystawił fakturę zakupową w styczniu, ale odbiorca otrzymał ją dopiero w marcu, odbiorca ma prawo ująć ją w rejestrze VAT w kwietniu, maju i czerwcu – jeżeli dokonuje rozliczeń miesięcznych.

Zaksięgować fakturę zakupu może przez cały rok podatkowy. Oznacza to, że koszty poniesione w styczniu może zaksięgować w koszty podatkowe nawet w grudniu, jednakże nie może on wykroczyć poza rok podatkowy. Co oznacza, że koszt poniesiony w danym roku musi być zaksięgowany do końca obowiązującego roku, koszt ten nie może być zaksięgowany w kolejnym roku.

3. W jakich kolumnach w KPiR księguje się koszty związane z fakturami kosztowymi?

Koszty związane z fakturami kosztowymi księguje się w różnych kolumnach KPiR, w zależności od rodzaju kosztu:

• 10 – zakup towarów i materiałów,
• 11 – koszty uboczne zakupu,
• 13 – pozostałe wydatki.

Zakup towarów i materiałów ujmuje się w kolumnie 10. Koszty związane z transportem tych towarów lub materiałów, należy zaksięgować do kolumny 11. Jeżeli jednak na jednej fakturze znajdują się koszty transportu wraz z wydatkami (które kwalifikuje się do kolumny 13), muszą być one wykazane w kolumnie 13.

4. Przykłady księgowań zakupów:

Przyjrzyjmy się teraz dwóm przykładom księgowań zakupów:

a. Firma X kupuje od innego sprzedawcy tablety i sprzedaje je dalej swoim klientom.

W przypadku zakupienia tableta XYZ za 550 zł z przyjęciem go na magazyn (PZ):

• Wn konto 330 „Magazyn”
• Ma konto 301-2 „Rozliczenie zakupu towarów”

Gdy firma zaksięguje fakturę od dostawcy:

• Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”
• Wn konto 301-2 „Rozliczenie zakupu towarów”
• Wn konto 223-1 „VAT naliczony stawka podstawowa”

b. Firma Y kupuje materiały niezbędne do produkcji tabletów. Gotowe produkty sprzedaje.

W przypadku dostawy części do tableta (PZ):

• Wn konto 330 „Magazyn”
• Ma konto 301-1 „Rozliczenie zakupu materiałów”

Gdy firma zakupi energię elektryczną:

• Wn konto 402-5 „Zużycie energii elektrycznej”
• Wn konto 223-1 „VAT naliczony stawka podstawowa”
• Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”

5. Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów

Czasami zdarza się, że przedsiębiorcy odnajdują faktury kosztowe, dotyczące zamkniętego okresu rozliczeniowego. Jak w tej sytuacji należy postąpić? Czy możliwe jest księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów? Odpowiedź na te pytania zależy od kilku czynników.

a. Terminy księgowania faktur kosztowych w VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, czynni podatnicy VAT mogą dokonać odliczenia podatku VAT w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, bądź zgodnie z art. 86. ust. 11 w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczania VAT miesięcznie) lub w jednym z dwóch okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczania VAT kwartalnie).

Zgodnie z art. 86 ust 10b ustawy o VAT nie należy odliczać podatku VAT przed otrzymaniem faktury bądź dokumentu celnego.

b. Odnaleziona faktura a podatek dochodowy

Koszty uzyskania przychodu dzielimy na koszty bezpośrednie oraz pośrednie. Koszty bezpośrednie to takie, które mają bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu w prowadzonej działalności (np. zakup materiałów podstawowych, towarów handlowych). Natomiast koszty pośrednie to takie, które nie są bezpośrednio związane z przychodem (np. czynsz najmu biura, media). Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów wymaga określenia, jaką metodą rozliczania kosztów przyjęliśmy. Wyodrębniamy dwie metody:

• kasową (inaczej zwaną uproszczoną);
• memoriałową.

6. Metoda kasowa a księgowanie faktur zakupu

W przypadku metody kasowej, nie ma potrzeby dzielenia kosztów na pośrednie oraz bezpośrednie. Wszystkie wydatki należy księgować w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia dokumentu zakupu.

a. Przykład 1.

Przedsiębiorca stosuje metodę kasową rozliczania kosztów. W listopadzie 2022 roku odnalazł fakturę kosztową ze stycznia tego samego roku. Czy wciąż może ją ująć w kosztach uzyskania przychodu?

Podatnik może zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu w roku, w którym została dana faktura wystawiona. Zatem wciąż możliwe jest ujęcie faktury w KPiR w 2022 roku.

7. Metoda memoriałowa a księgowanie faktur zakupu

Metoda memoriałowa jest bardziej skomplikowana. Tutaj, ważny jest podział kosztów uzyskania przychodów na koszty pośrednie i bezpośrednie.

Koszty pośrednie dotyczące jednego roku podatkowego ujmujemy analogicznie, jak w metodzie kasowej, tj. w całości, w dacie wystawienia faktury. Jeżeli koszty te dotyczą okresu na przełomie roku podatkowego, należy je proporcjonalnie podzielić i przyporządkować do okresów, których dotyczą. W praktyce oznacza to, że koszty bezpośrednie ujmujemy proporcjonalnie w roku, w którym podatnik osiągnął odpowiadające im przychody.

a. Przykład 2.

Przedsiębiorca stosuje metodę memoriałową rozliczania kosztów. Otrzymał on fakturę za najem samochodu dostawczego wystawioną 30 grudnia 2022 r., obejmującą okres od grudnia 2022 r. do marca 2023 r., w wysokości 3 525 zł. W jaki sposób powinna zostać zaksięgowana faktura w KPiR, jeżeli formą ujmowania kosztów przez przedsiębiorcę jest metoda memoriałowa?

Metoda memoriałowa sprawia, iż poniesiony koszt dotyczący dłuższego okresu i tym samym przełomu roku księgowany jest proporcjonalnie do długości okresu w danym roku podatkowym, dlatego faktura za najem samochodu dostawczego powinna zostać ujęta:

• w roku 2022 w kwocie: ¼ * 2 800 = 700 zł
• w roku 2023 w kwocie: ¾ * 2 800 = 2 100 zł.

8. Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów w wFirma.pl

W przypadku odnalezienia faktury, po zamknięciu okresu, którego dotyczyła, księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów następuje poprzez przejście do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/ FAKTURA (bez VAT), gdzie należy wybrać właściwy rodzaj wydatku oraz uzupełnić pola:

• Data wystawienia faktury – faktyczna data kiedy faktura została wystawiona,
• Data księgowania do KPiR – 1 dzień bieżącego miesiąca (w ramach roku podatkowego w którym faktura została wystawiona),
• Data księgowania do VAT – 1 dzień miesiąca w którym chcemy odliczyć VAT (z uwzględnieniem zasad ograniczających prawo do odliczenia VAT).

9. Podsumowanie

Proces księgowania faktur zakupowych wydaje się na pierwszy rzut oka skomplikowany, ale jest do opanowania. Kluczowe jest zrozumienie, że prawidłowe księgowanie faktur zakupowych zależy od kilku czynników, takich jak data wystawienia faktury, data otrzymania faktury, rodzaj kosztów, które faktura dokumentuje, oraz metoda rozliczania kosztów, której używa Twoja firma.

10. Ważne przypomnienie

Zawsze pamiętaj, że każda faktura zakupu musi zostać prawidłowo zaksięgowana. Niezależnie od tego, czy jest to faktura za zakup towarów czy usług, czy za koszty pośrednie, takie jak czynsz, energia elektryczna czy usługi telekomunikacyjne, każda faktura musi zostać prawidłowo zaksięgowana, aby Twoja firma mogła prawidłowo rozliczać się z urzędem skarbowym.