Rozliczanie wydatków na przełomie roku – Kompleksowy przewodnik

Rozliczanie wydatków na przełomie roku może generować wiele pytań i wątpliwości, zarówno dla małych, jak i dużych jednostek gospodarczych. Czy faktury prognozowane powinny być księgowane? Czy kwoty kosztów powinny być dzielone, jeżeli dokumenty obejmują dwa lata obrotowe? Jak prawidłowo przedstawić sytuacje dotyczące zużycia zasobów, jeżeli brakuje faktur? Wszystkie te pytania wynikają z konieczności przestrzegania zasady współmierności, która nakazuje przyporządkowanie przychodów i powiązanych z nimi kosztów do odpowiedniego okresu sprawozdawczego.

1. Zasada współmierności w rozliczaniu wydatków

Zasada współmierności jest jednym z kluczowych elementów rachunkowości. Według niej, do danego okresu sprawozdawczego powinniśmy przyporządkować te przychody, które zostały w tym okresie uzyskane, a następnie powiązać z nimi te koszty, które przyczyniły się do uzyskania tych przychodów.

1.1. Wyzwanie zastosowania zasady współmierności na przełomie roku

Zastosowanie zasady współmierności może być szczególnie skomplikowane na przełomie roku, kiedy zdarzenia gospodarcze mogą dotyczyć dwóch różnych lat obrotowych. Przykładowo, zakup towaru mógł zostać dokonany w grudniu 2022 roku, ale faktura za ten zakup mogła zostać wystawiona dopiero w styczniu 2023 roku. W takim przypadku, zgodnie z zasadą współmierności, koszt ten powinien być przypisany do roku 2022, kiedy to zakup został faktycznie dokonany, a nie do roku 2023, kiedy faktura została wystawiona.

1.2. Wyzwanie związane z kosztami pośrednimi

Dodatkowym wyzwaniem w kontekście rozliczania wydatków na przełomie roku jest identyfikacja, czy konkretny koszt jest kosztem pośrednim, który powinien podlegać rozliczeniu w czasie, czy też powinien być ujęty jednorazowo w dacie poniesienia. Przykładowo, koszty ubezpieczeń, które dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, zgodnie z zasadą współmierności, powinny być rozliczane w czasie, proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

2. Faktury kosztowe na przełomie roku – rozliczenie w PIT

W Polskim systemie podatkowym, przedsiębiorca rozliczający się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) może wybrać dwie metody rozliczenia kosztów, a mianowicie metodę kasową (uproszczoną) lub metodę memoriałową.

2.1. Metoda kasowa

Większość osób prowadzących PKPiR stosuje metodę kasową, w której koszty ujmowane są w momencie ich poniesienia. Przy tej metodzie, zgodnie z art. 22 ust. 4 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

2.2. Metoda memoriałowa

Alternatywną metodą, rzadko wybieraną przez przedsiębiorców stosujących PKPiR, jest metoda memoriałowa. Przy tej metodzie, koszty są ujmowane w PKPiR w okresie, którego dotyczą.

3. Faktury dokumentujące nabycie towarów i materiałów na przełomie roku w PKPiR

Zarówno przy metodzie kasowej, jak i memoriałowej, szczególne zasady rozliczenia wydatków w PKPiR dotyczą wydatków poniesionych na zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych.

4. Faktury kosztowe na przełomie roku w księgach rachunkowych

Zgodnie z art. 12 ust 2 pkt 1 Ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe za dany rok zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, jednak nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia.

5. Odliczenie VAT od faktur na przełomie roku

Zgodnie z art. 86 ust. 10 Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

7. Podsumowanie

Rozliczanie wydatków na przełomie roku jest skomplikowanym procesem, który wymaga precyzyjnego zrozumienia i stosowania zasady współmierności. Zarówno małe, jak i duże jednostki gospodarcze muszą wykazać due diligence, aby upewnić się, że koszty są prawidłowo przypisywane do odpowiednich okresów sprawozdawczych.