Masz przygotować spis z natury, ale nie wiesz, jak ma wyglądać poprawny dokument? Z tego tekstu dowiesz się, jakie dane musi zawierać arkusz i jak krok po kroku go wypełnić. Dzięki temu samodzielnie sporządzisz spis z natury zgodny z przepisami i bez problemu obronisz go w razie kontroli.
Co to jest spis z natury i kiedy trzeba go zrobić?
Spis z natury to pisemne potwierdzenie, że fizycznie przeliczyłeś i wyceniłeś towary handlowe, materiały oraz inne składniki majątku, które podlegają remanentowi. Nie jest to czysto księgowa tabela, ale dokument oparty na realnym przeglądzie magazynu, półek, regałów czy placu składowego. Bez niego nie da się prawidłowo ustalić dochodu przy prowadzeniu KPiR.
Obowiązek sporządzenia spisu z natury wynika wprost z rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przedsiębiorca prowadzący KPiR musi przygotować remanent i wpisać jego wartość do księgi między innymi na dzień 1 stycznia, na koniec roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności, przy zmianie wspólnika lub likwidacji firmy. Naczelnik urzędu skarbowego może też zażądać przeprowadzenia spisu w trakcie roku, jeśli widzi taką potrzebę.
W jakich konkretnie sytuacjach sporządzasz spis z natury?
Lista momentów, w których spis jest obowiązkowy, nie pozostawia pola do interpretacji. Chodzi o to, by na początku i końcu okresu rozliczeniowego, a także przy ważnych zmianach w firmie, urząd dysponował wiarygodnym punktem odniesienia dla stanu zapasów. To zabezpiecza zarówno podatnika, jak i fiskusa.
Spis z natury trzeba przygotować na przykład w następujących sytuacjach:
- na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego,
- na koniec roku podatkowego (najczęściej 31 grudnia),
- na dzień rozpoczęcia działalności, gdy zaczynasz prowadzić KPiR,
- w razie zmiany wspólnika w spółce osobowej,
- przy zmianie proporcji udziałów wspólników,
- w dniu likwidacji działalności,
- gdy naczelnik urzędu skarbowego nakaże sporządzić spis w określonym terminie.
Podatnicy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie wykonują spisu z natury dla celów podatku dochodowego. Ich podatek zależy od przychodu, a nie od dochodu z uwzględnieniem zapasów.
Czy spis z natury trzeba składać w urzędzie skarbowym?
Remanent sporządzany dla podatku dochodowego jest dokumentem wewnętrznym. Przechowujesz go w swojej dokumentacji, a do KPiR wpisujesz jedynie jego wartość. Fiskus ma prawo zażądać wglądu, ale nie wysyłasz go z automatu. Inaczej wygląda remanent likwidacyjny dla VAT – jego dane wykazuje się w pliku JPK_V7, a w praktyce urząd analizuje go przy zamykaniu działalności.
Przy zwykłym spisie rocznym lub spisie na początek roku na ogół nie komunikujesz tego faktu do skarbówki. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy urząd wyda wyraźne wezwanie do okazania dokumentu lub nakaz jego sporządzenia w trakcie roku podatkowego.
Arkusz spisu z natury musi odzwierciedlać realny stan zapasów na konkretny dzień, a nie tylko dane z programu magazynowego.
Jakie elementy powinien zawierać wzór spisu z natury?
Gotowy wzór spisu z natury w formacie .pdf, .docx czy .xls znacznie ułatwia pracę, ale tylko wtedy, gdy obejmuje wszystkie dane wymagane przez rozporządzenie. Brak choćby jednego z nich może sprawić, że urząd zakwestionuje dokument, a w konsekwencji sposób ustalenia dochodu.
Spis możesz przygotować na papierze albo w formie elektronicznej. Ważne, by dało się z niego odczytać każdy składnik objęty remanentem, jego ilość, cenę jednostkową i wartość. Sam wydruk stanów magazynowych z systemu nie spełnia tego warunku, bo system nie weryfikuje faktycznej obecności towaru na półce.
Obowiązkowe dane w arkuszu spisu z natury
Przepisy precyzyjnie wskazują minimalny zakres informacji, które muszą znaleźć się na arkuszu. Nie chodzi wyłącznie o tabelę z pozycjami towarów, ale także o dane identyfikacyjne firmy oraz osoby odpowiedzialne za sporządzenie dokumentu. Bez tego spis wygląda jak zwykła lista magazynowa, a nie dokument podatkowy.
Poprawny spis z natury zawiera co najmniej:
- imię i nazwisko właściciela lub nazwę firmy oraz adres,
- datę sporządzenia spisu – dokument jest ważny tylko na ten konkretny dzień,
- numer kolejny arkusza, jeśli używasz kilku kartek,
- numer kolejny każdej pozycji spisu,
- szczegółowe określenie towaru lub innego składnika,
- jednostkę miary (szt., kg, m, litr itd.),
- ilość stwierdzoną w czasie spisu,
- cenę jednostkową w złotych i groszach,
- wartość danej pozycji (ilość razy cena),
- łączną wartość spisu z natury,
- klauzulę „Spis zakończono na pozycji …”,
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela (od 2026 r. wystarczy podpis właściciela).
W wielu firmach stosuje się też podział arkuszy na osobne sekcje, np. towary handlowe, materiały, produkcja w toku. Ułatwia to późniejszą analizę różnic remanentowych i powiązanie ich z kolumnami w KPiR.
Jakie składniki majątku ująć w spisie z natury?
Nie każdy element majątku firmy trafia do remanentu. Spis obejmuje wyłącznie te pozycje, które przepisy wprost wskazują jako objęte obowiązkiem inwentaryzacji na potrzeby KPiR. Z drugiej strony trzeba pamiętać, że chodzi nie tylko o towary we własnym magazynie, ale też te znajdujące się poza siedzibą, na przykład u kontrahentów czy w serwisach.
W spisie z natury ujmujesz między innymi:
- towary handlowe przeznaczone do dalszej odsprzedaży,
- materiały podstawowe i pomocnicze używane w produkcji lub usługach,
- półwyroby i półfabrykaty,
- produkcję w toku,
- wyroby gotowe,
- braki i odpady, które wciąż mają wartość użytkową.
Poza spisem pozostają natomiast środki trwałe i wyposażenie. Samochód wpisany do ewidencji środków trwałych, komputer wprowadzony do firmy czy regały magazynowe nie są elementem remanentu dochodowego. Wyjątkiem jest remanent likwidacyjny dla VAT, w którym uwzględnia się także te składniki.
Jak krok po kroku sporządzić spis z natury?
Poprawny spis z natury to przede wszystkim rzetelne przeliczenie oraz dobrze prowadzony arkusz. Program magazynowy może tu pomóc, ale nie zastąpi faktycznej inwentaryzacji. Zastanawiasz się, od czego zacząć, gdy przychodzi czas remanentu końcowego lub początkowego?
W praktyce najwygodniej jest poprzedzić dzień spisu przygotowaniem magazynu: uporządkowaniem półek, oznaczeniem lokacji i oddzieleniem towarów uszkodzonych. To przyspiesza prace i ogranicza ryzyko pomyłek, które później trudno wyjaśnić podczas kontroli.
Przygotowanie do spisu z natury
Dobrze przygotowana inwentaryzacja rzadko kończy się nerwowym przepisywaniem pozycji. Najważniejsze jest wcześniejsze zaplanowanie zakresu spisu i podziału zadań między członków zespołu. W mniejszych firmach często wystarczy jedna lub dwie osoby, w większych trzeba powołać komisję spisową.
Przed rozpoczęciem spisu warto:
- wydrukować lub przygotować w systemie arkusze spisu z natury,
- uporządkować magazyn i oznaczyć miejsca składowania,
- wyodrębnić towary uszkodzone lub przeterminowane,
- ustalić osoby odpowiedzialne za poszczególne strefy,
- zabezpieczyć magazyn przed ruchem towaru w trakcie spisu,
- przygotować narzędzia liczące – skanery, wagi, liczniki, kalkulatory.
Jeśli korzystasz z programu do fakturowania i gospodarki magazynowej, możesz wykorzystać go do wydrukowania wstępnych list pozycji. Arkusze z natury nadal jednak wypełniasz na podstawie fizycznego przeliczenia, a nie tylko na podstawie stanu z systemu.
Liczenie, wpisywanie i wycena pozycji
Spis polega na policzeniu każdego składnika i przeniesieniu wyniku na arkusz. W trakcie inwentaryzacji nie opierasz się wyłącznie na kartotekach magazynowych. Chodzisz między półkami, liczysz, ważysz, mierzysz, a w razie wątpliwości weryfikujesz etykiety i dokumenty dostawy.
Po zakończeniu części ilościowej przychodzi czas na wycenę. Wtedy przypisujesz każdej pozycji cenę zakupu lub cenę nabycia, ewentualnie cenę rynkową z dnia spisu, jeśli jest niższa od poniesionych kosztów. W wielu firmach do ustalenia wartości stosuje się następujące zasady:
- dla towarów handlowych i materiałów – cena zakupu z faktury, z uwzględnieniem rabatów i odliczonego VAT,
- gdy poniesiono znaczne koszty transportu lub ubezpieczenia – cena nabycia obejmująca koszty uboczne zakupu,
- dla towarów uszkodzonych lub przestarzałych – cena rynkowa, niższa od ceny zakupu, z obowiązkowym wskazaniem obu wartości w arkuszu,
- dla półwyrobów i wyrobów gotowych – koszt wytworzenia, czyli koszty bezpośrednie i pośrednie produkcji,
- dla odpadów użytkowych – wartość z oszacowania, uwzględniająca ich dalszą przydatność.
Przy szczególnych rodzajach działalności obowiązują odrębne reguły. Na przykład w kantorach niesprzedane wartości dewizowe wycenia się według cen zakupu z dnia spisu, ale na koniec roku ich wartość nie może przekroczyć kursu średniego NBP. W księgarniach i antykwariatach można ujmować jedną pozycją książki o tej samej cenie, bez względu na autora.
Sam wydruk stanów magazynowych nie zastąpi spisu z natury. Przepisy wymagają fizycznego sprawdzenia ilości i stanu towarów oraz ich rzetelnej wyceny.
Jak spis z natury wpływa na dochód i składkę zdrowotną?
Remanent nie jest tylko formalnością na koniec roku. Zmiana stanu zapasów wprost wpływa na dochód podatkowy, a w przypadku skali podatkowej i podatku liniowego także na podstawę naliczenia składki zdrowotnej. Prawidłowy spis z natury może więc zmniejszyć obciążenia albo sprawić, że będą wyższe.
Mechanizm jest prosty: porównujesz wartość remanentu początkowego i remanentu końcowego. Różnica między tymi wartościami zwiększa lub zmniejsza dochód wykazywany w KPiR. Ten sam mechanizm uwzględnia się przy wyliczaniu podstawy do składki zdrowotnej u przedsiębiorców rozliczających się według skali albo liniowo.
Różnica remanentowa a rozliczenie podatku
Dochód w KPiR nie zawsze jest prostą różnicą między przychodami i kosztami. Przy kalkulacji trzeba wziąć pod uwagę różnicę remanentową. W praktyce działa to tak, że:
– jeśli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż początkowego, różnica zwiększa dochód, bo więcej towaru zostało w firmie,
– jeśli remanent końcowy jest niższy, różnica obniża dochód, bo zapasy spadły, a wcześniej zaliczone koszty zakupu „zużyły się” w działalności.
Taki sam schemat stosuje się przy ustalaniu podstawy składki zdrowotnej. Z tego powodu wartość remanentu końcowego oraz wartość remanentu początkowego trzeba wpisać nie tylko do KPiR, ale też poprawnie przenieść do zeznania rocznego i kalkulacji składek. Wiele systemów księgowych – jak wFirma.pl – robi to automatycznie, gdy wpiszesz datę i wartość spisu z natury.
Kiedy i jak korygować wartość spisu z natury?
Rozporządzenie o KPiR przewiduje sytuacje, w których wartość remanentu trzeba pomniejszyć o określone kwoty. Chodzi o przypadki, gdy przedsiębiorca musiał zmniejszyć koszty uzyskania przychodów lub zwiększyć przychody z uwagi na naruszenie zasad płatności przy większych transakcjach.
Pomniejszenia dokonuje się między innymi wtedy, gdy:
- zapłata za fakturę o wartości co najmniej 15 000 zł nastąpiła bez użycia rachunku płatniczego,
- płatność powyżej 15 000 zł trafiła na rachunek spoza białej listy podatników,
- nieprawidłowo zastosowano mechanizm split payment, mimo że faktura nim była objęta.
W każdym z tych przypadków wartość spisu z natury pomniejsza się o kwotę korekty przypadającą na towary czy materiały ujęte w remanencie. To techniczny, ale ważny element – bez niego rozliczenia podatkowe przestają się zgadzać z KPiR.
Jak postępować w szczególnych przypadkach spisu z natury?
W praktyce często pojawiają się wątpliwości przy specyficznych sytuacjach: braku towarów na stanie, rozpoczęciu lub zakończeniu działalności, obecności towarów obcych czy środków trwałych wykupionych z leasingu. Dobrze przygotowany wzór spisu z natury pomaga, ale nie zastąpi znajomości zasad, co w ogóle w spisie powinno się znaleźć.
Warto przy tym rozdzielić spisy dla celów podatku dochodowego od tych, które przygotowujesz dla VAT, zwłaszcza przy likwidacji firmy. Każdy ma inne zasady zakresu oraz wyceny.
Zerowy spis z natury
Brak zapasów nie oznacza braku obowiązku sporządzenia dokumentu. Jeżeli w dniu spisu nie posiadasz żadnych towarów handlowych ani materiałów podlegających inwentaryzacji, wciąż musisz sporządzić zerowy remanent. Wartość „0 zł” wpisujesz do KPiR jako remanent, a arkusz przechowujesz w dokumentacji.
Taki dokument ma duże znaczenie przy ewentualnej kontroli. Pokazuje, że brak zapasów nie wynika z zaniedbania spisowego, lecz z faktycznego stanu firmy. Często pojawia się przy drobnych działalnościach usługowych, które sporadycznie zakupują materiały pod konkretnych klientów.
Towary obce, środki trwałe i likwidacja działalności
W magazynie przedsiębiorcy mogą znajdować się także towary należące do innych podmiotów. Co wtedy z remanentem? Ujmujesz takie pozycje w arkuszu ilościowo, wskazując właściciela, ale nie przypisujesz im wartości. Nie powiększają one wartości ogólnej remanentu dla celów podatku dochodowego.
Środki trwałe – na przykład samochód wpisany do ewidencji – również nie trafiają do zwykłego spisu z natury. Nawet jeśli pojazd planujesz sprzedać w kolejnym roku, nie wykazujesz go w remanencie końcowym. Dopiero remanent likwidacyjny dla VAT obejmuje środki trwałe i wyposażenie, przy nabyciu których przysługiwało odliczenie VAT, a które nadal pozostają w firmie na dzień likwidacji.
Przy likwidacji działalności często przygotowuje się trzy dokumenty: remanent dla PIT, remanent dla VAT oraz wykaz składników majątku, które przechodzą na własność przedsiębiorcy.
Spis początkowy, końcowy i przy rozpoczęciu działalności
Spis na dzień 31 grudnia zamyka rok podatkowy. Ta sama wartość, wpisana w KPiR jako remanent końcowy, na dzień 1 stycznia staje się remanentem początkowym kolejnego roku. W dokumentach warto mieć osobny arkusz na spis końcowy i osobny na początkowy, nawet jeśli liczby są identyczne.
Nowy przedsiębiorca sporządza spis z natury na dzień rozpoczęcia działalności. Ujmuje w nim wszystkie posiadane towary handlowe i materiały, także te kupione przed formalnym startem firmy. Jeśli wprowadza prywatne rzeczy przeznaczone do dalszej odsprzedaży, umieszcza je w remanencie, ale ich wartości nie bierze pod uwagę przy wycenie spisu wykazywanego w KPiR. Dzięki temu nie zniekształca dochodu w pierwszym okresie rozliczeniowym.
