Sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych – wzór

Masz obowiązek złożyć sprawozdanie o terminach zapłaty i obawiasz się pomyłki w formularzu? Z tego artykułu dowiesz się, kogo ten obowiązek dotyczy, jakie dane przygotować i jak krok po kroku sporządzić poprawne sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Dzięki temu łatwiej zaplanujesz prace i ograniczysz ryzyko grzywny.

Na czym polega sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych?

Sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych to coroczny raport składany do Ministerstwa Rozwoju i Technologii. Dokument opisuje, jak dany podmiot w poprzednim roku kalendarzowym regulował i otrzymywał płatności w relacjach B2B. Chodzi o dane liczbowe, które pokazują, czy kontrahenci byli opłacani w czasie, czy z dużym opóźnieniem.

Podstawą prawną jest ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, a szczegółowy zakres danych określa art. 13a ust. 4 tej ustawy. Sprawozdanie obejmuje wyłącznie transakcje handlowe, czyli odpłatną dostawę towarów lub świadczenie usług związane z działalnością gospodarczą obu stron. Nie wchodzą tu np. odszkodowania, kary umowne czy zobowiązania wekslowe, nawet jeśli zostały przewidziane w umowie.

Sprawozdanie o terminach zapłaty ma zapewnić jawność praktyk płatniczych dużych firm i ograniczyć zatory płatnicze w obrocie gospodarczym.

Dlaczego jawność terminów zapłaty jest tak ważna?

Ujawnianie praktyk płatniczych największych przedsiębiorstw ma wyraźny cel: ograniczyć zatory płatnicze, które uderzają głównie w mniejsze firmy. Kiedy w publicznym rejestrze widać, że dany podmiot często spóźnia się z płatnościami powyżej 60 czy 120 dni, potencjalni kontrahenci mogą to uwzględnić w swojej polityce ryzyka. W efekcie mniej podmiotów godzi się na skrajnie wydłużone terminy zapłaty.

Dla dużych firm raport stanowi także szansę na pokazanie się jako rzetelny kontrahent. Regularne płatności w terminie budują wiarygodność na rynku, ułatwiają rozmowy z dostawcami i instytucjami finansowymi. Z kolei powtarzające się opóźnienia mogą przyciągnąć uwagę Prezesa UOKiK i prowadzić do odrębnego postępowania związanego z nadmiernym opóźnianiem się w regulowaniu świadczeń pieniężnych.

Kto musi złożyć sprawozdanie o terminach zapłaty?

Obowiązek złożenia sprawozdania dotyczy wybranej grupy podatników CIT. Nie chodzi o wszystkie osoby prawne, lecz o podmioty spełniające jednocześnie kilka warunków dotyczących wysokości przychodów oraz publikacji danych przez ministra finansów. Te kryteria opierają się na równowartości 50 mln euro przychodu i publicznym wykazie największych podatników.

W praktyce sprawozdanie składają najwięksi podatnicy CIT, u których przychody w danym roku podatkowym przekroczyły określony próg, a ich indywidualne dane podatkowe znalazły się w zestawieniu opublikowanym do 30 września. Lista tych podmiotów jest jawna i można ją sprawdzić w zakładce „indywidualne dane podatników CIT” na stronie Ministerstwa Finansów.

Jakie warunki musi spełnić podatnik CIT?

Podmiot musi złożyć sprawozdanie, jeśli spełnia łącznie następujące przesłanki:

• jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT),
• w roku podatkowym zakończonym w roku poprzedzającym publikację danych uzyskał przychód przekraczający 50 mln euro,
• równowartość 50 mln euro ustala się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego roku kalendarzowego poprzedzającego rok publikacji,
• znalazł się w zestawieniu ministra finansów opublikowanym do 30 września danego roku.

Dla przykładu: podatnicy, którzy w roku podatkowym zakończonym w 2023 r. przekroczyli próg 50 mln euro, a ich dane minister finansów ujawni do 30 września 2024 r., będą zobowiązani złożyć sprawozdanie o terminach zapłaty za rok 2024. Mechanizm powtarza się co roku, dlatego warto na bieżąco weryfikować zarówno poziom przychodów, jak i obecność w wykazie.

Kto jest zwolniony z obowiązku raportowania?

Ustawa przewiduje kilka kategorii podmiotów, które nie składają sprawozdania, mimo że mogą osiągać wysokie przychody. Chodzi przede wszystkim o sektor leczniczy działający w formule podmiotów publicznych oraz niektóre struktury grup kapitałowych. Ustawodawca uznał, że specyfika ich finansowania i relacji z kontrahentami wymaga odrębnego podejścia.

Ze złożenia sprawozdania zwolnione są w szczególności:

• podatkowe grupy kapitałowe,
• publiczne podmioty lecznicze,
• podmioty lecznicze będące spółkami kapitałowymi utworzonymi przez Skarb Państwa albo jednostkę samorządu terytorialnego.

Warto dokładnie sprawdzić, czy dana jednostka naprawdę mieści się w jednej z powyższych kategorii. Błędne przyjęcie zwolnienia może zakończyć się grzywną za brak sprawozdania. Jeżeli sytuacja własnościowa lub organizacyjna jest złożona, lepiej przeanalizować ją indywidualnie z doradcą podatkowym.

Kto odpowiada za złożenie sprawozdania i jakie są sankcje?

Za złożenie sprawozdania nie odpowiada „firma” jako abstrakcyjny podmiot, lecz konkretne osoby pełniące funkcje kierownicze. Ustawa jasno wskazuje, że obowiązek ciąży na kierowniku podmiotu. W praktyce są to członkowie zarządu, wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub inne osoby faktycznie zarządzające działalnością.

Odpowiedzialność jest osobista i rozciąga się na wszystkich członków organu wieloosobowego. Gdy sprawozdanie nie trafi w terminie do systemu, każdy z nich może odpowiadać za wykroczenie związane z niewywiązaniem się z obowiązku sprawozdawczego.

Kogo uznaje się za kierownika podmiotu?

Definicja kierownika jest szeroka i obejmuje różne formy prowadzenia działalności. Ujęto w niej zarówno klasyczne spółki kapitałowe, jak i spółki osobowe czy podmioty w restrukturyzacji. To ważne przy ustalaniu, kto ma faktycznie podpisać i wysłać formularz elektroniczny.

Za kierownika podmiotu uznaje się w szczególności:

• członka zarządu lub innego organu zarządzającego,
• osobę pełniącą funkcję takiego organu, jeśli nie ma kolegialnego zarządu,
• osobę zarządzającą działalnością, gdy nie działa żaden organ zarządzający,
• w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej – komplementariusza prowadzącego sprawy spółki,
• w spółce jawnej – wspólnika prowadzącego sprawy spółki,
• likwidatora, a także syndyka lub zarządcę w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

Jeśli sprawozdanie zostanie podpisane i złożone w terminie przez osobę uprawnioną do reprezentacji, odpowiedzialność karną za niewywiązanie się z obowiązku wyłącza się wobec wszystkich członków organu. W praktyce warto więc z wyprzedzeniem ustalić, kto konkretnie przygotuje dane i kto złoży podpis elektroniczny.

Jakie kary grożą za brak sprawozdania albo opóźnienie?

Niezłożenie sprawozdania w terminie ustawodawca zakwalifikował jako wykroczenie. Odpowiedzialność ponosi osoba odpowiedzialna za przekazanie dokumentu, czyli kierownik podmiotu. Sankcje finansowe wynikają z Kodeksu wykroczeń, co daje organom możliwość elastycznego wymiaru grzywny, zależnie od okoliczności sprawy.

Zgodnie z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń, za niewywiązanie się z obowiązku złożenia sprawozdania grozi grzywna od 20 do 5000 zł. To nie jedyne ryzyko. Ustawa zabrania także nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych, gdy w ciągu trzech kolejnych miesięcy suma opóźnionych i przeterminowanych płatności przekracza 2 000 000 zł. W takim przypadku Prezes UOKiK może wszcząć postępowanie na podstawie zawiadomienia z ministerstwa lub zgłoszenia od kontrahenta.

Jakie dane trzeba ująć w sprawozdaniu?

Formularz sprawozdania jest bardzo precyzyjny i wymaga wcześniejszego przygotowania danych z systemu finansowo-księgowego. Nie wystarczy ogólne zestawienie – potrzebne jest rozbicie płatności według terminowości i kierunku przepływu środków (otrzymane oraz spełnione świadczenia). Dane muszą obejmować pełny poprzedni rok kalendarzowy.

W sprawozdaniu uwzględnia się wyłącznie świadczenia wynikające z transakcji handlowych. Poza zakresem są np. roszczenia z tytułu odszkodowań za niewykonanie umowy, kary umowne czy roszczenia po kapitalizacji odsetek. Problematyczne bywa też raportowanie korekt, rabatów, cesji wierzytelności na faktora, dlatego duże podmioty często przygotowują wewnętrzne instrukcje opisujące sposób kwalifikowania takich przepływów.

Podstawowe elementy sprawozdania

Zakres przedmiotowy sprawozdania określony w art. 13a ust. 4 ustawy obejmuje kilka grup danych. Przygotowując się do wypełnienia elektronicznego kreatora warto zebrać m.in.:

• firmę (nazwę) i NIP podmiotu składającego sprawozdanie,
• wartość świadczeń pieniężnych otrzymanych w terminie w poprzednim roku kalendarzowym,
• wartość świadczeń pieniężnych spełnionych w terminie w tym samym okresie,
• wartość świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w terminie, z rozbiciem na opóźnienia:
  nie więcej niż 5 dni, 6–30 dni, 31–60 dni, 61–120 dni, powyżej 120 dni,
• wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w terminie, także z podziałem na powyższe przedziały czasowe,
• udział procentowy świadczeń nieotrzymanych w terminie w całkowitej wartości świadczeń należnych w poprzednim roku,
• udział procentowy świadczeń niespełnionych w terminie w całkowitej wartości świadczeń, do których spełnienia podmiot był zobowiązany.

Podane wartości powinny być spójne z ewidencją księgową oraz raportami z systemu ERP. Zanim wpiszesz dane do kreatora na Biznes.gov.pl, warto przygotować wewnętrzny arkusz z podsumowaniem według wymaganego podziału czasowego. Ułatwi to również ewentualne wyjaśnienia, gdyby urząd miał pytania dotyczące konkretnych liczb.

Przykładowa struktura danych do sprawozdania

Dobrą praktyką jest przygotowanie prostego zestawienia, które odwzorowuje sposób raportowania w formularzu. Może to być tabela pomocnicza w arkuszu kalkulacyjnym, na podstawie której następnie wypełnisz pola w kreatorze. Układ powinien rozróżniać kierunek świadczenia i poziom opóźnienia.

Tego typu tabelę można rozszerzyć o kolejne przedziały czasowe i dodać kolumny z udziałem procentowym. Dzięki temu różne działy firmy – księgowość, controlling, dział prawny – posługują się jednym, spójnym zestawieniem liczb, co ułatwia dalszą pracę z raportem.

Jak złożyć sprawozdanie – wzór postępowania krok po kroku

Sprawozdanie o terminach zapłaty składa się wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu Biznes.gov.pl. Nie wysyłasz papierowego formularza ani skanu dokumentów. Cały proces odbywa się online – od wypełnienia kreatora danych po podpisanie i wysyłkę pliku do Ministerstwa Rozwoju i Technologii.

Termin złożenia jest coroczny i upływa 30 kwietnia za poprzedni rok kalendarzowy. Jeśli rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdanie składasz po rozliczeniu CIT, ale nie ma między tymi obowiązkami bezpośredniego powiązania formalnego. Ważne, aby nie zostawiać raportu na ostatnią chwilę, bo wymaga on zebrania szczegółowych danych z całego roku.

Jak przebiega proces złożenia sprawozdania online?

Standardowa ścieżka złożenia sprawozdania przez kierownika podmiotu lub osobę upoważnioną obejmuje kilka etapów. Po wcześniejszym przygotowaniu kompletu danych techniczne wypełnienie formularza jest stosunkowo szybkie, bo kreator prowadzi użytkownika krok po kroku przez kolejne sekcje.

Procedura wygląda najczęściej następująco:

1. Logujesz się na Biznes.gov.pl (profil zaufany lub podpis kwalifikowany).
2. Uruchamiasz elektroniczny kreator sprawozdania o terminach zapłaty.
3. Zaznaczasz opcje dotyczące twojego podmiotu i wpisujesz żądane dane liczbowe.
4. Załączasz dokument pełnomocnictwa, jeśli działa pełnomocnik, i potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej.
5. Przechodzisz do etapu podpisywania dokumentu (podpis zaufany, kwalifikowany albo „wiele podpisów”).
6. Po zebraniu wszystkich wymaganych podpisów klikasz „Wyślij” i kończysz sprawę.

Kreator pozwala na przerwanie pracy i powrót do wypełnionego formularza później. To duże ułatwienie, gdy sprawozdanie musi podpisać kilku członków zarządu lub konieczne jest doprecyzowanie części danych. Dokument trafia bezpośrednio do Ministerstwa Rozwoju i Technologii, a system zapisuje informację o terminie złożenia.

Pełnomocnik i prokurent – jak mogą podpisać sprawozdanie?

Sprawozdanie może podpisać nie tylko członek zarządu, ale także pełnomocnik albo prokurent. To często stosowane rozwiązanie w dużych grupach kapitałowych, gdzie bieżącą obsługą raportów zajmuje się wyspecjalizowany dział. Wtedy kierownictwo deleguje techniczne wykonanie obowiązku na osobę z odpowiednimi uprawnieniami.

Jeżeli sprawozdanie składa pełnomocnik, musi dołączyć skan pełnomocnictwa i potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej 17 zł na rachunek gminy właściwej dla siedziby lub miejsca zamieszkania mocodawcy. Prokurent wpisany do KRS nie dołącza dokumentu potwierdzającego istnienie prokury i nie płaci opłaty skarbowej za jej wykazanie. Ustawa nie narzuca konkretnego wzoru pełnomocnictwa ani formy – można użyć pełnomocnictwa ogólnego, rodzajowego lub szczególnego obejmującego umocowanie do złożenia sprawozdania.

W sprawozdaniu zawsze liczy się termin wpływu dokumentu do systemu Biznes.gov.pl – nie data wewnętrznej akceptacji czy przygotowania danych.

Ile kosztuje i jak długo trwa cała procedura?

Samo złożenie sprawozdania jest bezpłatne. Koszt pojawia się jedynie w przypadku działania przez pełnomocnika, kiedy trzeba opłacić pełnomocnictwo kwotą 17 zł. Płatności dokonuje się na rachunek urzędu miasta lub gminy właściwego dla mocodawcy, a potwierdzenie wpłaty dołącza się przy wysyłce formularza.

Po kliknięciu „Wyślij” sprawa jest zakończona – nie czekasz na dodatkową decyzję czy potwierdzenie akceptacji. Minister Rozwoju i Technologii na podstawie przekazanych dokumentów przygotowuje zbiorcze zestawienie, które jest publikowane na stronie ministerstwa. Informacje o podmiotach, które nie przekazały sprawozdań w terminie, trafiają z kolei do Prezesa UOKiK, który może wszcząć własne postępowanie w zakresie nadmiernych opóźnień płatniczych.