Wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej – jak go złożyć?

Kończysz pracę z kasą fiskalną i zastanawiasz się, jak poprawnie ją wyrejestrować z urzędu skarbowego? Z tego artykułu dowiesz się, jak krok po kroku złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej i jakie dokumenty do niego dołączyć. Poznasz też różnice w procedurze dla kas on-line, kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii oraz kasy wirtualnej.

Co oznacza wyrejestrowanie kasy fiskalnej?

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej to formalne zakończenie jej pracy w trybie fiskalnym i usunięcie urządzenia z ewidencji kas prowadzonej przez urząd skarbowy. Następuje to zawsze po zakończeniu ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych, niezależnie od przyczyny zaprzestania używania kasy. Może to być likwidacja firmy, zmiana profilu działalności, obowiązkowa wymiana na kasę on-line albo po prostu zapełnienie pamięci fiskalnej w kasie z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii.

Bez wyrejestrowania urządzenia nadal formalnie widniejesz jako podatnik używający tej kasy. To z kolei może powodować problemy przy kontrolach, przy rozliczaniu ulgi na zakup kasy fiskalnej czy przy zmianach w obowiązkach ewidencyjnych. W praktyce cały proces składa się z trzech etapów: zakończenia pracy kasy i wystawienia raportów, odczytu pamięci fiskalnej z udziałem serwisanta oraz złożenia kompletnego wniosku o wyrejestrowanie.

W jakich sytuacjach trzeba wyrejestrować kasę?

Nie ma znaczenia, czy korzystasz z jednej kasy czy z kilku urządzeń jednocześnie – przy zakończeniu działalności lub zmianie sposobu ewidencjonowania musisz zakończyć pracę wszystkich kas rejestrujących. Sytuacje, w których konieczne jest wyrejestrowanie, pojawiają się częściej, niż się wydaje. Typowe przypadki to likwidacja jednoosobowej działalności, przekształcenie spółki lub przejście na sprzedaż wyłącznie dla firm, gdy znika obowiązek ewidencjonowania na kasie.

Do wyrejestrowania dochodzi również wtedy, gdy kasa z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii ma zapełnioną pamięć fiskalną. Takiej kasy nie da się wyczyścić ani ponownie fiskalizować, dlatego po zapełnieniu pamięci musi zakończyć pracę. Podobna sytuacja występuje przy wejściu w życie przepisów nakazujących używanie kas on-line dla danej branży – wówczas starą kasę wycofujesz z ewidencji, a jej miejsce zajmuje nowa, on-line.

Dlaczego udział serwisanta jest tak ważny?

Sam podatnik odpowiada za złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy fiskalnej, ale większości czynności technicznych nie może zrobić bez uprawnionego serwisanta. To serwisant (z ważnym identyfikatorem) zmienia tryb pracy kasy, dokonuje odczytu pamięci fiskalnej i sporządza protokół zgodny z załącznikiem do rozporządzenia w sprawie kas. W przypadku problemów z odczytem przekazuje urządzenie do serwisu głównego, czyli sprzedawcy kasy, importera lub firmy przez nich upoważnionej.

Bez prawidłowo sporządzonego protokołu z odczytu pamięci fiskalnej, podpisanego przez serwisanta, nie da się poprawnie zamknąć procesu wyrejestrowania większości kas sprzętowych. Wyjątkiem jest kasa wirtualna, działająca w formie oprogramowania, dla której przepisy przewidują uproszczoną procedurę – tam nie powstaje protokół serwisowy, a podatnik dołącza do wniosku raport fiskalny rozliczeniowy.

Jak zakończyć pracę kasy on-line?

Kasy on-line przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), dlatego proces ich likwidacji jest ściśle powiązany z utrzymaniem stałego połączenia z CRK. Żeby zakończyć pracę takiej kasy, trzeba nie tylko wystawić raport dobowy i rozliczeniowy, ale również zapewnić prawidłowe przejście urządzenia w tryb „tylko do odczytu”. Bez aktywnego połączenia z CRK wyrejestrowanie może się nie powieść i wtedy potrzebna jest interwencja serwisanta.

Warto poinformować serwisanta o planowanym zakończeniu używania kasy z wyprzedzeniem. Ułatwi to umówienie wizyty w ostatnim dniu pracy kasy, co ma znaczenie dla zachowania krótkich terminów przekazania protokołu i wniosku do urzędu skarbowego. Dobrze też wcześniej zabezpieczyć dane z pamięci chronionej na zewnętrznym nośniku, bo dla kas on-line taki obowiązek ciąży na podatniku.

Jakie raporty musisz wystawić?

W dniu, w którym po raz ostatni korzystasz z kasy on-line, wystawiasz raport fiskalny dobowy. Ten dokument podsumowuje cały dzień sprzedaży, dlatego zawsze drukuje się go na koniec dnia, po zamknięciu obsługi klientów. W kasach on-line to działanie jest standardem, ale w praktyce przy wycofaniu urządzenia ma ono szczególne znaczenie, bo zamyka ostatni dzień pracy w trybie fiskalnym.

Po zakończeniu sprzedaży kasa przechodzi w tryb „tylko do odczytu”. Zwykle odbywa się to automatycznie, ale gdyby pojawił się problem z przejściem w ten tryb, serwisant powinien sprawdzić ustawienia i połączenie z CRK. Następnie z jego pomocą wystawiasz raport fiskalny rozliczeniowy albo łączny raport fiskalny rozliczeniowy, który obejmuje wszystkie sprzedaże zarejestrowane od momentu fiskalizacji kasy.

Jak wygląda odczyt pamięci fiskalnej i protokół?

Odczyt pamięci fiskalnej kasy on-line polega na wystawieniu wspomnianego raportu rozliczeniowego. To on zbiera wszystkie raporty dobowe i stanowi podstawę do sporządzenia protokołu przez serwisanta. Protokół powstaje na urzędowym wzorze (załącznik nr 4 do rozporządzenia) i zawiera m.in. numery kasy, daty, sumy obrotów oraz informacje o przebiegu odczytu.

Protokół wraz z raportem fiskalnym rozliczeniowym przekazujesz następnie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla kasy. Ustawowy termin jest krótki – masz tylko 5 dni od sporządzenia dokumentów. W tym samym terminie składasz wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas na formularzu zgodnym z załącznikiem nr 5 do rozporządzenia. W przypadku kas on-line pojawia się też dodatkowy obowiązek: trzeba zapewnić odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik.

Wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej składasz zawsze łącznie z raportem fiskalnym rozliczeniowym i protokołem z odczytu pamięci, a w przypadku kasy wirtualnej – z samym raportem rozliczeniowym.

Jak zakończyć pracę kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii?

Kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii mają nieco inny tryb kończenia pracy niż urządzenia on-line. Najczęściej wyłącza się je po zapełnieniu pamięci fiskalnej, choć powodem może być również zmiana przepisów i konieczność przejścia na kasę on-line albo całkowite zamknięcie firmy. Te urządzenia nie komunikują się z CRK, ale wymagają sporządzenia większej liczby raportów na zakończenie.

W ostatnim dniu pracy kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii należy wystawić dwa rodzaje dokumentów. Pierwszym jest standardowy raport fiskalny dobowy, a drugim raport fiskalny okresowy (miesięczny), który podsumowuje obroty z całego miesiąca i obejmuje wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci kasy. Dopiero po ich wydrukowaniu można przejść do odczytu pamięci fiskalnej z serwisantem.

Jak wygląda odczyt pamięci i dalsze kroki?

Odczyt pamięci fiskalnej w tego typu kasie także odbywa się przy udziale serwisanta. Polega na wystawieniu raportu fiskalnego rozliczeniowego, który obejmuje cały okres pracy urządzenia w trybie fiskalnym. Na tej podstawie serwisant sporządza protokół na wzorze z załącznika nr 4 do rozporządzenia, opisując przebieg odczytu i potwierdzając jego poprawność.

Protokół oraz raport fiskalny rozliczeniowy składasz do właściwego urzędu skarbowego w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia. W tym samym piśmie przekazujesz wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej, wskazując powód zakończenia ewidencjonowania. Po tym etapie nie wolno już używać urządzenia do rejestracji sprzedaży – kasa, która zakończyła pracę w trybie fiskalnym, nie może wrócić do obrotu, niezależnie od tego, czy jest to model on-line, czy z papierowym albo elektronicznym zapisem kopii.

Co jeśli nie da się odczytać pamięci fiskalnej?

Zdarza się, że podczas odczytu pamięci fiskalnej serwisant stwierdzi brak możliwości jej odczytania. Przyczyną może być uszkodzenie modułu pamięci, zalanie urządzenia, poważna awaria elektroniki albo nieautoryzowana ingerencja w kasę. W takiej sytuacji serwisant ma obowiązek niezwłocznie przesłać urządzenie do serwisu głównego, czyli sprzedawcy kasy, importera lub innej firmy przez niego upoważnionej.

Serwis główny podejmuje próbę ponownego odczytu pamięci fiskalnej. Jeśli to się uda, sporządza protokół z odczytu i w ciągu 3 dni wysyła oryginał do właściwego dla ciebie urzędu skarbowego, a kopię przekazuje tobie. W sytuacji, gdy także serwis główny stwierdzi brak możliwości odczytu pamięci, przygotowuje protokół z dokładnym wskazaniem przyczyn tej sytuacji. Ty, po otrzymaniu kopii protokołu, masz 5 dni na złożenie samego wniosku o wyrejestrowanie kasy – tym razem już bez załączania protokołu do pisma, bo oryginał trafił bezpośrednio z serwisu głównego do urzędu.

Jak złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej?

Sam wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas jest dokumentem urzędowym o określonej treści, ale możesz go przekazać do naczelnika urzędu skarbowego na kilka sposobów. Zawsze składasz go do tego urzędu, w którym kasa była pierwotnie rejestrowana. Wniosek dotyczy każdej kasy osobno, dlatego jeśli w firmie działało kilka urządzeń, przygotowujesz oddzielne formularze z kompletem danych dla każdej maszyny.

We wniosku umieszczasz: dane identyfikacyjne podatnika, numery kasy fiskalnej (unikatowy, fabryczny oraz ewidencyjny), datę fiskalizacji, adres instalacji kasy (siedziba firmy lub miejsce zamieszkania przy jednoosobowej działalności) oraz powód wyrejestrowania. Do wniosku dołączasz raport fiskalny rozliczeniowy lub łączny raport rozliczeniowy i protokół z odczytu pamięci fiskalnej, z wyjątkiem kasy wirtualnej, gdzie protokół się nie pojawia.

Jakie są formy złożenia wniosku?

Wniosek możesz dostarczyć do urzędu w formie papierowej lub elektronicznej. Elektroniczna ścieżka odbywa się przez e-Urząd Skarbowy – wówczas formularz wniosku wgrywasz jako załącznik do pisma ogólnego i podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym albo inną dopuszczoną formą podpisu elektronicznego. Pismo ogólne bez podpisanego załącznika nie spełnia wymogów formalnych, dlatego podpisujesz wprost plik z wnioskiem.

W formie tradycyjnej możesz złożyć dokumenty osobiście w urzędzie skarbowym, po uprzedniej rezerwacji wizyty on-line lub telefonicznie, albo wysłać je listownie. Ten sam tryb dotyczy przekazywania protokołu z odczytu pamięci i raportu rozliczeniowego, jeśli nie dołączasz ich elektronicznie. Z punktu widzenia terminu liczy się data nadania przesyłki na poczcie lub data wpływu dokumentów do systemu e-Urząd Skarbowy.

Gdzie kierować wniosek w zależności od formy działalności?

Właściwość urzędu skarbowego zależy od formy prawnej prowadzonej działalności i miejsca jej wykonywania. Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność składa wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej do urzędu właściwego dla swojego miejsca zamieszkania, nawet jeśli przedsiębiorstwo faktycznie działa w innym mieście. Z kolei spółki z o.o., akcyjne czy stowarzyszenia kierują wnioski do urzędu właściwego dla siedziby podmiotu.

Jeżeli prowadzisz działalność w Polsce bez siedziby, ale posiadasz stałe miejsce prowadzenia działalności, wniosek trafi do urzędu skarbowego właściwego dla tego miejsca. Gdy natomiast nie masz ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, odpowiednim organem będzie Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Dla największych podmiotów, które rozliczają się w wyspecjalizowanych urzędach skarbowych, wniosek trafia odpowiednio do jednego z urzędów wojewódzkich (próg 3 mln euro przychodu netto) lub do I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (powyżej 50 mln euro przychodu).

Jakie terminy, koszty i obowiązki towarzyszą wyrejestrowaniu?

Cała procedura opiera się na krótkich terminach liczonych od dnia sporządzenia protokołu z odczytu pamięci fiskalnej albo od momentu wystawienia raportu fiskalnego rozliczeniowego. Podstawowy termin na złożenie wniosku razem z załącznikami wynosi 5 dni. Dotyczy to kas on-line, kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii oraz kas wirtualnych, choć w ich przypadku liczy się data wystawienia raportu, a nie data sporządzenia protokołu.

Sam wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas jest wolny od opłaty skarbowej. Płacisz jedynie wtedy, gdy ustanawiasz pełnomocnika szczególnego PPS-1 – koszt wynosi 17 zł, a opłatę wpłacasz na rachunek urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym składasz pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo ogólne PPO-1 jest bezpłatne i zgłaszasz je on-line, a urząd sam sprawdza jego zakres w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych.

Kiedy trzeba zwrócić ulgę na kasę fiskalną?

Szczególnie ważnym skutkiem zakończenia pracy kasy może być konieczność zwrotu otrzymanej ulgi na zakup kasy rejestrującej. Jeśli zakończysz pracę kasy w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy jej użyciu, a wcześniej odliczyłeś lub odzyskałeś część wydatku na jej zakup, musisz oddać tę kwotę na rachunek właściwego urzędu skarbowego. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z tego podatku.

Czynny podatnik VAT wykazuje kwotę do zwrotu w części deklaracyjnej pliku JPK_VAT z deklaracją, w rozliczeniu za okres, w którym powstała konieczność zwrotu (na przykład w miesiącu zakończenia pracy kasy). Wpłata powinna nastąpić najpóźniej do 25. dnia miesiąca następującego po tym okresie rozliczeniowym. Podatnik zwolniony z VAT dokonuje przelewu na swój mikrorachunek podatkowy z użyciem symbolu VAT-Z6, do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym pojawił się obowiązek zwrotu.

Czy można działać przez pełnomocnika?

Wiele osób woli powierzyć sprawy podatkowe doradcy, radcy prawnemu albo księgowemu. Możesz ustanowić pełnomocnika ogólnego PPO-1, który będzie reprezentował cię we wszystkich sprawach podatkowych przed organami Krajowej Administracji Skarbowej. Wtedy nie ma potrzeby wystawiania odrębnego pełnomocnictwa szczególnego do sprawy wyrejestrowania kasy, chyba że chcesz wyraźnie ograniczyć zakres uprawnień pełnomocnika.

Pełnomocnictwo szczególne PPS-1 jest wymagane, gdy działasz jedynie w konkretnej sprawie, na przykład tylko przy wniosku o wyrejestrowanie kasy fiskalnej, a nie chcesz udzielać szerszego umocowania. Jeżeli masz już więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania, powinieneś wskazać jedną osobę jako pełnomocnika do doręczeń. Pozwala to urzędowi kierować korespondencję tylko do jednego adresata, co przyspiesza obieg pism.

O czym jeszcze pamiętać przy wyrejestrowaniu kasy?

Wyrejestrowanie kasy to nie tylko wniosek i protokół. W tle pojawiają się inne obowiązki podatnika oraz wymogi techniczne, o których łatwo zapomnieć, jeśli robisz to pierwszy raz. Część z nich wynika z rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, inne pojawiają się w przepisach ustawy o VAT i regulują, jak długo przechowujesz dokumentację związaną z pracą kasy i w jaki sposób archiwizujesz kopie paragonów.

W praktyce warto prowadzić prostą listę kontrolną, która przypomni o wszystkich elementach procedury. Poniżej znajdziesz przykładowy zestaw czynności, które zwykle pojawiają się przy wyrejestrowaniu urządzenia:

• ustalenie daty zakończenia sprzedaży na kasie fiskalnej,
• powiadomienie serwisanta o planowanej likwidacji kasy,
• wystawienie raportu dobowego i (w razie potrzeby) raportu miesięcznego,
• zapewnienie przejścia kasy w tryb „tylko do odczytu”,
• odczyt pamięci fiskalnej i sporządzenie protokołu z udziałem serwisanta,
• zapisanie danych z pamięci chronionej na nośniku zewnętrznym w kasach on-line,
• złożenie protokołu, raportu i wniosku w urzędzie w ustawowym terminie,
• weryfikacja, czy nie powstał obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy.

Przy kasie wirtualnej (mającej postać oprogramowania) procedura wygląda nieco inaczej. Podatnik wystawia raport fiskalny dobowy oraz raport fiskalny rozliczeniowy albo łączny raport rozliczeniowy, a następnie za pośrednictwem oprogramowania przesyła do CRK informację o przejściu kasy w tryb „tylko do odczytu”. Po tych czynnościach w ciągu 5 dni składa wniosek o wyrejestrowanie kasy wraz z raportem, ale bez protokołu serwisowego. Odczyt pamięci ma w tym przypadku charakter czysto programowy, a odpowiedzialność za jego poprawne przeprowadzenie spoczywa w całości na użytkowniku.

Kasa, która zakończyła pracę w trybie fiskalnym i została wyrejestrowana, nie może służyć do dalszego ewidencjonowania sprzedaży – ani w tej samej firmie, ani u innego podatnika.

Na koniec warto zwrócić uwagę na przechowywanie dokumentów związanych z likwidacją kasy. Protokół z odczytu pamięci fiskalnej, raport fiskalny rozliczeniowy oraz kopię wniosku o wyrejestrowanie kasy fiskalnej warto trzymać razem z pozostałą dokumentacją podatkową za dany okres rozliczeniowy. W razie kontroli lub wątpliwości co do momentu zakończenia ewidencjonowania sprzedaży te papiery są pierwszym dowodem, do którego sięga urząd skarbowy.