Faktura to dokument księgowy potwierdzający sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Służy do rozliczenia transakcji, podatku VAT oraz przychodów i kosztów przedsiębiorcy. Aby była prawidłowa, musi zawierać dane określone przede wszystkim w art. 106e ustawy o VAT.
Czym jest faktura i po co się ją wystawia?
Faktura dokumentuje transakcję między sprzedawcą a nabywcą. Wskazuje, co zostało sprzedane, kiedy doszło do dostawy lub wykonania usługi, jaka była cena oraz ile wynosi podatek VAT. Na jej podstawie sprzedawca wykazuje sprzedaż i podatek należny, a nabywca może – jeśli spełnia warunki ustawowe – rozliczyć koszt oraz odliczyć VAT naliczony.
Dokument może mieć formę papierową albo elektroniczną, na przykład PDF. Nie każda faktura elektroniczna jest jednak fakturą ustrukturyzowaną. Ta druga jest tworzona w określonej strukturze XML i obsługiwana przez Krajowy System e-Faktur.
Jakie elementy musi zawierać faktura?
Zakres podstawowych danych wynika z ustawy o VAT, w szczególności z art. 106e. Poprawna faktura powinna zawierać:
| Element | Opis |
|---|---|
| Numer faktury | Kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje dokument w ramach jednej lub większej liczby serii. |
| Data wystawienia | Dzień sporządzenia faktury. |
| Data sprzedaży | Data dokonania dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty, jeżeli różni się od daty wystawienia. |
| Dane sprzedawcy i nabywcy | Imiona i nazwiska albo nazwy oraz adresy stron transakcji. W przypadku podatników podaje się także właściwe numery NIP. |
| Opis towaru lub usługi | Nazwa lub rodzaj świadczenia, jednostka miary i ilość dostarczonych towarów albo wykonanych usług. |
| Cena i wartości netto | Cena jednostkowa bez podatku oraz wartość sprzedaży netto, z podziałem na właściwe stawki VAT. |
| Podatek VAT | Stawka podatku i kwota VAT, również z podziałem na poszczególne stawki. W niektórych przypadkach stosuje się oznaczenie „zw” albo stawkę 0%. |
| Kwota należności ogółem | Łączna kwota do zapłaty, obejmująca podatek VAT. |
| Informacje szczególne | W zależności od transakcji mogą być potrzebne adnotacje, na przykład „metoda kasowa”, „samofakturowanie” albo „mechanizm podzielonej płatności”. |
Znaczenie ma nie tylko obecność danych, lecz także ich poprawność. Błędny NIP, niewłaściwa data sprzedaży, zła stawka VAT lub pomylona kwota mogą wymagać wystawienia faktury korygującej. Dodatkowe informacje, takie jak numer telefonu czy adres e-mail, mogą ułatwiać kontakt, ale co do zasady nie są elementami wymaganymi przez ustawę.
Jakie są najpopularniejsze rodzaje faktur?
Rodzaj dokumentu zależy od charakteru transakcji i sposobu rozliczenia podatku. Najczęściej spotyka się:
- Fakturę VAT – standardowy dokument sprzedaży towarów lub usług przez czynnego podatnika VAT.
- Fakturę korygującą – służącą do poprawienia błędów, zwrotu towaru, zmiany ceny albo udzielenia rabatu.
- Fakturę zaliczkową – dokumentującą otrzymanie całości lub części zapłaty przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi.
- Fakturę VAT marża – stosowaną między innymi w turystyce oraz przy sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki i antyków.
- Fakturę uproszczoną – wystawianą przy transakcjach o wartości do 450 zł brutto lub 100 euro, jeżeli spełnione są warunki ustawowe.
- Fakturę ustrukturyzowaną – dokument w formacie XML wystawiany i odbierany za pośrednictwem KSeF.
Pro forma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych. Pełni funkcję informacyjną, ofertową lub stanowi wezwanie do zapłaty i sama nie dokumentuje sprzedaży.
Faktura elektroniczna a faktura ustrukturyzowana w KSeF
Faktura elektroniczna może być przygotowana w dowolnym formacie elektronicznym, na przykład jako plik PDF wysłany e-mailem. Faktura ustrukturyzowana ma natomiast określoną strukturę logiczną i format XML. Jest przesyłana do KSeF, czyli centralnego systemu Ministerstwa Finansów, który sprawdza jej strukturę i nadaje jej numer identyfikacyjny.
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej może wyglądać podobnie do tradycyjnego dokumentu, ale PDF jest tylko czytelnym obrazem danych zapisanych w XML. O tym, że dokument jest fakturą ustrukturyzowaną, decyduje jego wystawienie w KSeF, a nie sam fakt zapisania pliku na komputerze.
Najważniejsze zmiany związane z KSeF obejmują:
- Ustandaryzowany format – dane są przekazywane w strukturze XML zgodnej ze schematem Ministerstwa Finansów.
- Centralny obieg – faktura trafia do KSeF, a nabywca uzyskuje do niej dostęp w systemie zamiast otrzymywać wyłącznie dokument przesłany przez sprzedawcę.
- Numer KSeF – system nadaje dokumentowi własny identyfikator po jego przyjęciu.
- Zmiana sposobu korygowania – w obrocie objętym KSeF korekty są dokonywane za pomocą faktur korygujących, a nie not korygujących.
- Rozdzielenie dokumentu od wizualizacji – papier lub PDF może przedstawiać treść faktury, ale podstawowym dokumentem pozostaje ustrukturyzowany plik XML.
Dokładny harmonogram obowiązkowego korzystania z KSeF oraz wyjątki zależą od aktualnych przepisów i komunikatów Ministerstwa Finansów. Z tego powodu przy wystawianiu dokumentów trzeba sprawdzać bieżący status obowiązku dla konkretnego rodzaju sprzedaży.
Najkrócej: faktura potwierdza transakcję i umożliwia jej rozliczenie. Musi zawierać wymagane dane stron, daty, numer, opis sprzedaży oraz wartości netto i VAT. KSeF nie zmienia tej funkcji, lecz wprowadza ustandaryzowany format XML i centralny obieg faktur.
Artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przy rozliczeniach zależnych od rodzaju transakcji, statusu podatnika lub aktualnego harmonogramu KSeF należy sprawdzić obowiązujące przepisy albo skonsultować się z doradcą podatkowym.
