Dla VAT najczęściej liczy się data sprzedaży, czyli dzień dostawy towaru albo wykonania usługi. Dla PIT przychód powstaje co do zasady w dniu wykonania świadczenia lub wydania towaru, ale nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności. Data wystawienia i data sprzedaży mogą być różne i samo ich rozdzielenie nie oznacza błędu.
Data sprzedaży a data wystawienia faktury
Data sprzedaży wskazuje moment faktycznej realizacji transakcji. Jest to dzień dostawy towaru, wykonania usługi albo częściowego wykonania świadczenia, jeżeli przepisy przewidują rozliczanie etapami. Z kolei data wystawienia oznacza moment sporządzenia dokumentu sprzedaży.
Przykładowo, usługa może zostać wykonana 28 czerwca, a faktura wystawiona 5 lipca. W takim przypadku data sprzedaży przypada na czerwiec, natomiast data wystawienia na lipiec. Rozbieżność jest naturalna, o ile fakturę wystawiono w ustawowym terminie.
Jeżeli data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia, nie zawsze trzeba wskazywać ją osobno na fakturze. Gdy daty się różnią, informacja o dacie dokonania dostawy lub wykonania usługi powinna być na dokumencie widoczna.
Jak KSeF wpływa na datę wystawienia?
W przypadku faktury ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF formalny moment wystawienia wiąże się z przekazaniem dokumentu do systemu. Potwierdzenie skutecznego przyjęcia faktury można sprawdzić w UPO. KSeF zmienia techniczny sposób wystawiania i doręczania dokumentu, ale nie przesuwa zasadniczo momentu powstania obowiązku podatkowego.
Inaczej może wyglądać sytuacja awarii lub trybu offline. Jeżeli faktura zostanie przygotowana z datą wcześniejszą, a do KSeF trafi później zgodnie z regułami właściwymi dla danego trybu, znaczenie ma data wskazana przez podatnika w dokumencie i sposób przekazania faktury. W razie wątpliwości trzeba sprawdzić UPO oraz status dokumentu w KSeF.
VAT i PIT – którą datę uwzględnić?
Ta sama faktura może zostać przypisana do różnych okresów dla VAT i PIT. Wynika to z odmiennych zasad powstawania obowiązku podatkowego i przychodu.
| Podatek | Kluczowa data | Uwagi |
|---|---|---|
| VAT | Data sprzedaży | Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje w dniu dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Istnieją szczególne zasady dla wybranych transakcji. |
| PIT | Data wykonania usługi, wydania towaru albo wcześniejszego wystawienia faktury lub otrzymania należności | Przychód rozpoznaje się w dniu zdarzenia gospodarczego, nie później jednak niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności. |
W praktyce sprzedawca nie powinien automatycznie przyjmować daty wystawienia jako daty rozliczenia VAT. Jeżeli dostawa nastąpiła w czerwcu, a fakturę wystawiono w lipcu, VAT zwykle należy przypisać do okresu obejmującego czerwcową sprzedaż.
Przy PIT trzeba sprawdzić, które zdarzenie nastąpiło wcześniej. Jeżeli usługę wykonano 10 czerwca, fakturę wystawiono 15 czerwca, a zapłatę otrzymano później, przychód powstaje w czerwcu. Gdy faktura zostanie wystawiona przed wykonaniem usługi, wcześniejsze wystawienie może wyznaczyć moment przychodu, z uwzględnieniem charakteru transakcji i wyjątków ustawowych.
Kiedy najpóźniej wystawić fakturę?
Ogólny termin wystawienia faktury przypada na 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Przepisy przewidują jednak szczególne terminy dla określonych towarów i usług:
- usługi budowlane i budowlano-montażowe – do 30. dnia od wykonania usługi,
- dostawa książek drukowanych i niektórych towarów drukowanych – do 60. dnia od wydania towaru,
- czynności drukarskie – w przypadkach określonych przepisami, termin może wynosić do 90 dni,
- energia, usługi telekomunikacyjne, najem, dzierżawa, leasing oraz stała obsługa prawna i biurowa – z upływem terminu płatności.
Fakturę można wystawić także przed sprzedażą, ale wcześniejsze wystawienie podlega ograniczeniom przewidzianym w ustawie o VAT. W przypadku nietypowych umów, faktur zbiorczych lub usług rozliczanych etapami należy sprawdzić, jaki moment wykonania świadczenia wynika z umowy i przepisów.
Jak księgować fakturę, gdy daty są różne?
Przy księgowaniu dokumentu warto przejść przez następującą kolejność:
- Sprawdź datę wystawienia i ustal, czy dokument został sporządzony w ustawowym terminie.
- Zweryfikuj datę sprzedaży, czyli dzień dostawy towaru, wykonania usługi albo zakończenia właściwego okresu rozliczeniowego.
- Ujmij sprzedaż w rejestrze VAT według momentu powstania obowiązku podatkowego, którym najczęściej jest data sprzedaży.
- Rozpoznaj przychód dla PIT według zasad właściwych dla danego zdarzenia, uwzględniając wcześniejsze wystawienie faktury lub otrzymanie należności.
- Jeżeli jesteś nabywcą, sprawdź datę otrzymania faktury, ponieważ wpływa ona na moment powstania prawa do odliczenia VAT.
Przykład: towar został dostarczony 30 czerwca, fakturę wystawiono 3 lipca, a nabywca otrzymał ją 4 lipca. Sprzedawca co do zasady rozlicza VAT według czerwcowej daty sprzedaży. Nabywca może rozważać odliczenie VAT dopiero w okresie, w którym spełnione są warunki odliczenia, w tym otrzymanie faktury.
Data sprzedaży wyznacza zwykle moment rozliczenia VAT u sprzedawcy, ale u nabywcy znaczenie ma także faktyczne otrzymanie faktury.
Przed zaksięgowaniem faktury sprawdź przede wszystkim:
- czy data sprzedaży odpowiada rzeczywistemu momentowi dostawy lub wykonania usługi,
- czy data wystawienia mieści się w ustawowym terminie,
- czy faktura została prawidłowo przyjęta w KSeF, jeżeli podlega temu systemowi,
- czy dla VAT i PIT zastosowano właściwe okresy rozliczeniowe.
Najprostsza zasada jest więc następująca: przy VAT zacznij od daty sprzedaży, przy PIT od momentu powstania przychodu, a przy zakupach sprawdź także datę otrzymania dokumentu. W razie faktur dotyczących usług ciągłych, zaliczek, rozliczeń etapowych lub szczególnych branż sama data na dokumencie może nie wystarczyć do prawidłowego księgowania.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Przy nietypowych transakcjach, rozliczeniach międzyokresowych lub wątpliwościach dotyczących KSeF skonsultuj dokument z księgowym lub doradcą podatkowym.
