Planujesz start w przetargu i zastanawiasz się, jak poprawnie policzyć wartość zamówienia? Z tego artykułu poznasz zasady szacowania wartości zamówienia i zobaczysz prosty wzór, który możesz od razu wykorzystać. Dzięki temu Twoja oferta będzie spójna, przejrzysta i zgodna z prawem zamówień publicznych.
Czym jest szacowanie wartości zamówienia?
Szacowanie wartości zamówienia to pierwszy etap przygotowania postępowania – zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawcy. Chodzi o ustalenie, ile realnie może kosztować całość usługi, dostawy albo robót budowlanych w określonym czasie i zakresie. Dopiero na tej podstawie dobiera się tryb postępowania, progowe kwoty, a także późniejszą strategię oferty.
Dla wykonawcy wartość szacunkowa to nie jest jeszcze cena z oferty, ale punkt odniesienia do kalkulacji. Z kolei dla uczelni czy jednostki sektora finansów publicznych (jak Akademia Łomżyńska) to narzędzie do zaplanowania budżetu projektu, np. dwuletniego kursu polskiego języka migowego realizowanego w ramach programu „Akademia Łomżyńska dostępna plus”. W obu przypadkach chodzi o to samo: możliwie dokładne oszacowanie, ile będzie kosztowało pełne wykonanie przedmiotu zamówienia.
Prawidłowo oszacowana wartość zamówienia zmniejsza ryzyko unieważnienia przetargu, przekroczenia budżetu i zarzutów o niegospodarność środków publicznych.
Dlaczego poprawne szacowanie jest tak ważne?
Źle policzona wartość zamówienia natychmiast odbija się na całym postępowaniu. Zbyt niska kwota prowadzi do ofert nierealnych, przeciągających się negocjacji, a czasem nawet do rezygnacji wykonawców w trakcie realizacji umowy. Za wysoka wartość może z kolei wymuszać bardziej sformalizowany tryb, generować dodatkowe obowiązki dla zamawiającego i tworzyć wrażenie nieuzasadnionego zawyżania kosztów.
Dla wykonawcy błędne szacunki oznaczają ryzyko strat. Jeśli źle policzysz koszty kursu czy szkoleń, możesz wygrać przetarg, ale w trakcie realizacji okaże się, że kontrakt jest nieopłacalny. Trudno później tłumaczyć zamawiającemu, że wartość zamówienia została oszacowana zbyt optymistycznie, bo obowiązuje oferta złożona w postępowaniu.
Jakie przepisy mają znaczenie?
W przypadku sektora publicznego szacowanie wartości zamówienia opiera się na przepisach Prawa zamówień publicznych oraz wytycznych programów unijnych, np. FERS. Uczelnia lub urząd, przygotowując zapytanie o cenę czy rozeznanie rynku, musi brać pod uwagę cały okres trwania umowy, a nie tylko pierwszy etap. Dlatego przy kursie trwającym dwa lata zamawiający szacuje łączny koszt wszystkich edycji, grup, godzin i materiałów.
Ważny jest też sposób pozyskiwania informacji z rynku. Instytucje często rozsyłają prośby o podanie „szacunkowej (przybliżonej) kwoty”, tak jak w przykładzie z dwuletnim kursem języka migowego. Twoja odpowiedź nie jest jeszcze wiążącą ofertą, ale buduje obraz poziomu cen, na podstawie którego zamawiający ustala oficjalną wartość zamówienia.
Jak krok po kroku oszacować wartość zamówienia?
Szacowanie wartości zamówienia zaczyna się od opisu, a nie od liczb. Najpierw trzeba określić, co dokładnie ma być zrobione, w jakim czasie i na jakich warunkach. Dopiero gdy przedmiot jest jasny, można przejść do kalkulacji stawki godzinowej, liczby roboczogodzin czy stałych kosztów organizacyjnych.
Przy usługach szkoleniowych, takich jak dwuletni kurs polskiego języka migowego, liczy się przede wszystkim struktura zajęć, liczba uczestników oraz wymagania projektu (np. dodatkowe konsultacje, materiały, narzędzia analityczne online). Im dokładniej opiszesz zakres, tym mniej miejsca zostawisz na przypadek w kalkulacji.
Etap 1 – precyzyjny opis przedmiotu zamówienia
Bez precyzyjnego opisu łatwo o błędy. W kursach języka migowego ważna jest liczba poziomów, minimalna liczba godzin na poziom oraz wymagane kwalifikacje lektora. Jeśli uczelnia planuje kurs PJM w ramach projektu, powinna wskazać, ile grup powstanie i jak długo będą prowadzone zajęcia w jednym semestrze. Wykonawca z kolei musi przełożyć te dane na konkretne roboczogodziny.
Warto rozbić przedmiot zamówienia na elementy składowe. Dla kursu migowego mogą to być: zajęcia grupowe, konsultacje indywidualne, przygotowanie materiałów edukacyjnych, raportowanie postępów, testy poziomujące. Każdy z tych elementów ma inną czasochłonność i wymaga innego podejścia do wyceny, choć w sumie składają się na jedną wartość szacunkową zamówienia.
Etap 2 – identyfikacja wszystkich kosztów
Gdy zakres jest jasny, kolejny krok to pełna lista kosztów. To tutaj najczęściej pojawiają się pomyłki, bo część wykonawców wlicza tylko wynagrodzenie prowadzących. Do wyceny dwuletniego kursu trzeba jednak doliczyć także organizację sal, obsługę administracyjną, systemy do zdalnej komunikacji czy narzędzia analityczne monitorujące frekwencję.
W przypadku projektów realizowanych w ramach programów unijnych pojawiają się też koszty pośrednie i wymagania sprawozdawcze. Może to oznaczać konieczność zatrudnienia koordynatora, który będzie raportował dane do systemów beneficjenta, np. w projekcie oznaczonym numerem FERS.03.01-IP.08-0132/24. Warto te dodatkowe obowiązki przeliczyć na godziny pracy i wprost ująć w kalkulacji.
Etap 3 – wzór na szacowanie wartości zamówienia
Do wyliczenia wartości zamówienia można użyć prostego wzoru. Sprawdza się on szczególnie przy usługach szkoleniowych, w których głównym kosztem jest praca wykładowców i trenerów, a także stałe koszty organizacyjne i marża wykonawcy.
Ogólny wzór na szacowanie wartości zamówienia przy kursie wygląda następująco:
Wartość zamówienia = (liczba godzin × stawka za godzinę) + koszty stałe + marża
W praktyce możesz rozwinąć ten wzór o dodatkowe składniki, jeśli projekt tego wymaga. Dla dwuletniego kursu polskiego języka migowego będzie to najczęściej:
- liczba godzin zajęć dla jednej grupy w całym okresie trwania kursu,
- liczba grup szkoleniowych w projekcie,
- stawka godzinowa lektora lub trenera,
- koszty materiałów dydaktycznych oraz dostępu do platform online,
- koszty administracyjne i organizacyjne kursu,
- marża wykonawcy uwzględniająca ryzyko i wymagania projektu.
Jak policzyć kurs polskiego języka migowego?
Przykład Akademii Łomżyńskiej pokazuje typową sytuację: uczelnia zwraca się do rynku z prośbą o podanie przybliżonej kwoty za dwuletni kurs polskiego języka migowego. Odpowiadając na takie rozeznanie, wykonawca musi szybko i sensownie oszacować wartość zamówienia, nie mając jeszcze pełnej dokumentacji przetargowej. Tu dobrze działa schemat: struktura kursu – koszty bezpośrednie – koszty pośrednie – marża.
Nie zawsze znasz wszystkie parametry, ale możesz zbudować model bazujący na typowej liczbie godzin i stałych. Ważne, aby przy zapytaniu podkreślić, że podana kwota ma charakter orientacyjny i bazuje na założeniach, które mogą się zmienić po publikacji specyfikacji zamówienia. Nadal jest to jednak cenna informacja dla zamawiającego, bo tworzy średnią rynkową.
Przykładowy schemat kalkulacji kursu
Aby usystematyzować działanie, warto rozpisać przykładowy model dla jednego kursu. Poniższy schemat można łatwo dostosować do własnej oferty, zmieniając liczbę godzin, grup czy stawki. Dzięki temu szybciej przygotujesz odpowiedź na zapytanie o szacunkową wartość zamówienia.
Załóżmy, że dwuletni kurs obejmuje kilka stałych elementów powtarzających się w każdym semestrze. Dla przejrzystości możesz rozdzielić godziny zajęć, czas przygotowania materiałów oraz koszty administracyjne, a następnie zsumować całość zgodnie z przedstawionym wcześniej wzorem.
| Element kalkulacji | Przykładowy parametr | Co wpływa na wartość |
| Liczba godzin zajęć | np. 120 godzin na grupę rocznie | program kursu, liczba poziomów, intensywność nauki |
| Stawka godzinowa | np. 120 zł brutto za godzinę | doświadczenie lektora, kwalifikacje, rynek lokalny |
| Koszty stałe | np. 8000 zł za dwa lata | administracja, materiały, narzędzia online i raportowanie |
Typowe elementy kosztów w kursie
W praktyce wiele firm szkoleniowych wykorzystuje powtarzalny zestaw pozycji w arkuszu kalkulacyjnym. Dobrze jest stworzyć własny szablon i jedynie podmieniać liczby, gdy pojawia się nowe zapytanie, np. od uczelni czy samorządu. Dzięki temu proces szacowania wartości zamówienia trwa krócej i jest mniej podatny na pomyłki.
W kalkulacji Twojego kursu polskiego języka migowego mogą znaleźć się m.in. następujące pozycje:
- czas trwania kursu liczony w semestrach lub miesiącach,
- liczba uczestników w każdej grupie szkoleniowej,
- koszty wynajmu sali lub korzystania z infrastruktury uczelni,
- wynagrodzenie lektorów wraz z przygotowaniem do zajęć,
- przygotowanie i druk materiałów dydaktycznych,
- obsługa administracyjna, raporty dla beneficjenta i ewidencja godzin,
- wymagane licencje na oprogramowanie do zajęć online i testów.
Jak wykorzystać wzór w praktyce?
Samo poznanie wzoru nie wystarczy, jeśli nie wiesz, jakie dane do niego wstawić. W praktyce wykonawcy łączą trzy źródła informacji: dane z poprzednich projektów, aktualne ceny rynkowe oraz wymagania konkretnego zamówienia publicznego. Dzięki temu orientacyjna kwota podana w rozeznaniu jest zbliżona do późniejszej oferty i nie trzeba gwałtownie korygować kalkulacji.
Gdy przygotowujesz odpowiedź na zapytanie od uczelni takiej jak Akademia Łomżyńska, dobrze jest policzyć kilka scenariuszy. Jeden zakłada minimalną liczbę godzin i podstawowy program, inny uwzględnia rozbudowany moduł konsultacji czy dodatkowe materiały. Z tych wariantów wybierasz ten, który najbliżej odzwierciedla opisany przez zamawiającego kurs.
Jak prezentować wynik szacowania zamawiającemu?
Zamawiający zwykle proszą o jedną kwotę zbiorczą, ale warto mieć w zanadrzu rozbicie na poszczególne elementy. Jeśli zostaniesz poproszony o doprecyzowanie kalkulacji, możesz wtedy przedstawić tabelę z podziałem na liczbę godzin, stawkę, koszty stałe i marżę. To buduje zaufanie oraz pokazuje, że Twoja wycena kursu migowego wynika z realnych kosztów.
Niektóre instytucje, szczególnie przy projektach unijnych, proszą też o wyjaśnienie, czy orientacyjna wycena zawiera już wszystkie podatki i opłaty. W odpowiedzi najlepiej jednoznacznie wskazać, że podana wartość szacunkowa obejmuje podatek VAT oraz wszystkie koszty, jakie musiałby ponieść wykonawca, aby w pełni zrealizować kurs zgodnie z opisem.
Jaką rolę odgrywają dane i narzędzia analityczne?
W nowoczesnych instytucjach publicznych rośnie znaczenie danych, także przy planowaniu zamówień. Uczelnie i urzędy korzystają z narzędzi takich jak Clarity czy Google Analytics 4, aby lepiej rozumieć zachowania użytkowników na stronach z ogłoszeniami, zapytaniami o wycenę i formularzami ofertowymi. Na tej podstawie wprowadzają zmiany, które ułatwiają wykonawcom przesyłanie szacunkowych wycen.
Narzędzia analityczne śledzą m.in. to, jakie podstrony są najczęściej odwiedzane, gdzie użytkownicy rezygnują z dalszego wypełniania formularza oraz które elementy oferty budzą największe zainteresowanie. Dane te pomagają dopracować opisy zamówień, tak aby łatwiej można było z nich wyliczyć wartość szacunkową. Dzięki temu wykonawcy otrzymują precyzyjniejsze zapytania, a rynkowe rozeznanie kwot staje się dokładniejsze.
Cookies a proces szacowania wartości zamówienia
Strony instytucji publicznych korzystają z różnych kategorii plików cookies, które wspierają zarówno użytkowników, jak i administratorów serwisu. Niezbędne pliki pozwalają na logowanie do panelu zamówień, bezpieczne wysyłanie formularzy i poprawne działanie całej witryny. Bez nich trudno byłoby nawet pobrać dokumentację przetargu czy odpowiedzieć na zapytanie o szacunkową wartość zamówienia.
Osobną rolę pełnią analityczne i marketingowe cookies powiązane z narzędziami takimi jak Google Ads, Meta Pixel czy LinkedIn Insight Tag. Pozwalają one mierzyć, ilu użytkowników wchodzi na stronę ogłoszenia, skąd trafiają i jakie działania podejmują. Dla instytucji oznacza to lepsze dotarcie do potencjalnych wykonawców, a co za tym idzie – szerszą bazę danych do szacowania wartości zamówienia na podstawie realnych cen rynkowych.
