Zaksięgowanie noty obciążeniowej – jak to zrobić?

W prowadzeniu własnej działalności gospodarczej, nie zawsze mamy do czynienia z rzetelnymi kontrahentami czy pracownikami. Stąd konieczność wykorzystania narzędzi księgowych takich jak nota obciążeniowa. W tym artykule omówimy zaksięgowanie noty obciążeniowej, podstawowe zasady jej wystawiania i księgowania, a także sytuacje, w których jest ona niezbędna.

Nota obciążeniowa: Definicja i charakterystyka

Nota obciążeniowa to dokument księgowy, który jest wystawiany w momencie, gdy właściciel firmy chce obciążyć finansowo dłużnika. Jest to szczególnie ważne w przypadku transakcji, które nie podlegają opodatkowaniu VAT, dlatego nie można na nie wystawić faktury.

Kwestie związane z notą obciążeniową reguluje art.23 ustawy o rachunkowości. Dokument ten powinien zawierać:

1. Rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny
2. Dane stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej
3. Opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych
4. Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu
5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywow
6. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Kiedy wystawić notę obciążeniową?

Notę obciążeniową należy wystawić w sytuacjach, gdy przedsiębiorca chce:

• Nałożyć kary umowne za brak płatności w terminie
• Nałożyć karę finansową za szkody wyrządzone firmie przez pracownika
• Naliczyć odsetki za opóźnione płatności
• Domagać się odszkodowania
• Poprawić wcześniejsze błędy w dokumentach księgowych, które nie zawierają obciążenia podatkiem VAT
• Obciążyć kontrahenta płatnością, która nie jest opodatkowana VAT
• Obciążyć członków organizacji składkami członkowskimi.

Procedura księgowania noty obciążeniowej

Księgowanie noty obciążeniowej w pełnej księgowości może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców. W praktyce jednak, jest to proces dość prosty, choć wymaga pewnej wprawy i znajomości przepisów. Regulują go art. 11-13 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi rozchodów i przychodów.

W zależności od tego, czy jesteśmy odbiorcą czy wystawcą, wzór księgowania noty obciążeniowej wygląda następująco:

1. Jako wystawca: -Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, -Ma konto 76 „Pozostałe przychody operacyjne”
2. Jako odbiorca: -Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, -Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

Oprogramowanie Comarch Optima może znacznie ułatwić proces księgowania not obciążeniowych. Umożliwia ono przechowywanie wszystkich potrzebnych dokumentów księgowych w jednym miejscu, co jest szczególnie korzystne dla początkujących przedsiębiorców.

Podsumowanie

Właściwe zaksięgowanie noty obciążeniowej jest istotne dla prawidłowego prowadzenia księgowości w firmie. Pomimo że może wydawać się skomplikowane, z pewnym doświadczeniem i znajomością przepisów proces ten staje się prosty i przejrzysty. Pamiętajmy, że nota obciążeniowa jest niezbędnym narzędziem w sytuacjach, gdy chcemy obciążyć finansowo dłużnika, a transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT.