Tak. Co do zasady każdy podmiot zatrudniający musi wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK), niezależnie od wielkości firmy. Obowiązek wynika z ustawy o PPK i obejmuje wybór instytucji finansowej oraz zawarcie umowy o zarządzanie PPK. Uczestnictwo pracownika jest natomiast dobrowolne, ponieważ może on złożyć deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat.
Kiedy pracodawca jest zwolniony z PPK?
Wyjątki od obowiązku są ściśle określone. Sama rezygnacja pracowników z wpłat nie zwalnia większości firm z zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Zwolnienie może dotyczyć następujących sytuacji:
| Podstawa zwolnienia | Kluczowe warunki | Ważne zastrzeżenie |
|---|---|---|
| Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) | Składka podstawowa do PPE wynosi co najmniej 3,5% wynagrodzenia, a w programie uczestniczy co najmniej 25% osób zatrudnionych. | Jeśli warunki przestaną być spełnione, zwolnienie może wygasnąć i trzeba będzie wdrożyć PPK. |
| Mikroprzedsiębiorca | Wszystkie osoby zatrudnione złożą deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. | Jeżeli choć jedna osoba nie zrezygnuje, zwolnienie nie działa. Zmiana sytuacji pracowników może przywrócić obowiązek. |
| Zatrudnienie prywatne | Osoba fizyczna zatrudnia inną osobę fizyczną poza działalnością gospodarczą obu stron, na przykład pomoc domową lub opiekunkę do dziecka. | Wyłączenie nie dotyczy zatrudnienia związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą. |
Poza tym ustawy o PPK nie stosuje się do osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, która nikogo nie zatrudnia w rozumieniu tej ustawy. Znaczenie ma nie sama nazwa umowy, lecz to, czy dana osoba podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu wymienionego w ustawie. Dotyczy to między innymi niektórych zleceniobiorców.
W przypadku PPE poziom uczestnictwa powinien być monitorowany. Spadek poniżej 25% albo zaprzestanie odprowadzania wymaganych składek może oznaczać utratę zwolnienia. Wtedy pracodawca musi zorganizować PPK na zasadach określonych w ustawie.
Co jeśli wszyscy pracownicy zrezygnują z wpłat?
W zwykłej firmie rezygnacja wszystkich pracowników nie usuwa obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Pracodawca nadal powinien wybrać instytucję finansową i podpisać z nią tę umowę. Jeżeli żadna osoba nie będzie uczestniczyć w programie, nie zawiera się natomiast umowy o prowadzenie PPK w imieniu tych osób i nie przekazuje wpłat.
Inaczej może wyglądać sytuacja mikroprzedsiębiorcy, ale tylko wtedy, gdy wszystkie osoby zatrudnione złożą deklaracje rezygnacji i spełnione są pozostałe warunki ustawowego wyłączenia. Nie można automatycznie uznać, że każda mała firma korzysta z tego wyjątku.
Jakie umowy musi zawrzeć pracodawca?
Jeżeli firma nie korzysta ze zwolnienia, wdrożenie PPK obejmuje dwa odrębne dokumenty. Ich funkcja i zakres nie są takie same:
- Wybór instytucji finansowej – pracodawca dokonuje go w porozumieniu z zakładową organizacją związkową albo reprezentacją osób zatrudnionych. Przy wyborze należy uwzględnić między innymi warunki zarządzania środkami, doświadczenie instytucji i jej wyniki w zarządzaniu aktywami.
- Umowa o zarządzanie PPK – zawierana jest między podmiotem zatrudniającym a instytucją finansową. Co do zasady musi zostać zawarta nie później niż 10 dni roboczych przed terminem zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla pierwszej uprawnionej osoby.
- Umowa o prowadzenie PPK – pracodawca zawiera ją w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które nie złożyły rezygnacji. Można ją zawrzeć najwcześniej po upływie 14 dni zatrudnienia, a najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęło 90 dni zatrudnienia, z uwzględnieniem ustawowych zasad liczenia tego okresu.
- Obsługa wpłat i dokumentacji – pracodawca nalicza oraz pobiera wpłaty, przekazuje je do instytucji finansowej, prowadzi dokumentację i obsługuje deklaracje pracowników.
Najważniejsze rozróżnienie jest takie: umowa o zarządzanie dotyczy organizacji programu i może być obowiązkowa nawet wtedy, gdy wszyscy pracownicy zrezygnują z wpłat. Umowa o prowadzenie odnosi się do konkretnych osób uczestniczących w PPK.
Jakie są podstawowe koszty i terminy?
Jeżeli pracownik uczestniczy w PPK, pracodawca finansuje obowiązkową wpłatę podstawową w wysokości 1,5% wynagrodzenia. Może także zadeklarować wpłatę dodatkową do 2,5%, co daje łącznie maksymalnie 4%. Wpłaty pracownika są odrębne i co do zasady wynoszą 2% wynagrodzenia, z możliwością zastosowania ustawowego obniżenia w określonych przypadkach.
Wpłaty obliczone i pobrane z wynagrodzenia należy przekazać do instytucji finansowej najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich obliczenia i pobrania. Pracodawca musi również obsługiwać ponowny autozapis, który odbywa się co cztery lata. W 2027 roku osoby, które wcześniej zrezygnowały, powinny otrzymać informację do końca lutego. Dla uprawnionych osób wpłaty zostaną wznowione, jeśli nie złożą ponownej deklaracji rezygnacji.
Co grozi za niewdrożenie PPK?
Niedopełnienie obowiązków z ustawy o PPK może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową. Najważniejsze ryzyka obejmują:
- grzywnę do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego za niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w wymaganym terminie,
- grzywnę za nakłanianie osoby zatrudnionej do rezygnacji z oszczędzania w PPK,
- grzywnę od 1000 zł do 1 mln zł za niezawarcie umowy o prowadzenie PPK w terminie, niedokonywanie wymaganych wpłat lub nieterminowe ich przekazywanie,
- odpowiedzialność za brak dokumentacji, niezgłoszenie wymaganych danych albo przekazanie nieprawdziwych informacji.
Kontrolę przestrzegania obowiązków związanych z PPK oraz ściganie wykroczeń prowadzi Państwowa Inspekcja Pracy. Pracodawca nie może przerzucić odpowiedzialności za prawidłową realizację obowiązków wyłącznie na zewnętrzną firmę kadrowo-płacową.
Dla większości firm odpowiedź jest więc jednoznaczna: PPK trzeba wdrożyć, ale pracownik nie musi w nim pozostać. Wyjątki dotyczą przede wszystkim określonych mikroprzedsiębiorców, pracodawców prowadzących PPE na wymaganym poziomie oraz prywatnego zatrudnienia niezwiązanego z działalnością gospodarczą.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących statusu pracodawcy, PPE lub obowiązków wynikających z ustawy o PPK należy skonsultować sprawę z prawnikiem albo właściwym specjalistą ds. kadr i płac.
