W transakcji między przedsiębiorcami można zapłacić gotówką do 15 000 zł brutto. Limit dotyczy całej jednorazowej wartości transakcji, a nie pojedynczej płatności ani faktury. Po przekroczeniu tej kwoty zapłata powinna zostać wykonana za pośrednictwem rachunku płatniczego.
Do jakiej kwoty można płacić gotówką w firmie?
Limit wynika z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Obejmuje zobowiązania związane z działalnością gospodarczą, jeżeli obie strony transakcji mają status przedsiębiorcy. Do limitu wlicza się całą wartość dostawy towarów lub świadczenia usług określoną w umowie.
Nie można ominąć ograniczenia przez podzielenie zapłaty na kilka rat, zaliczek lub mniejszych faktur. Jeżeli wartość jednej transakcji przekracza 15 000 zł brutto, całość rozliczenia powinna odbyć się bezgotówkowo, na przykład przelewem, kartą lub za pośrednictwem innego mechanizmu wykorzystującego rachunek płatniczy.
Przy transakcji w walucie obcej równowartość limitu ustala się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Kogo dotyczy limit płatności gotówkowych?
Ograniczenie dotyczy obrotu B2B, czyli rozliczeń pomiędzy podmiotami występującymi jako przedsiębiorcy. W praktyce obejmuje między innymi:
- osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
- spółki handlowe i inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS,
- wspólników spółki cywilnej,
- oddziały zagranicznych przedsiębiorców działające w Polsce,
- polskich przedsiębiorców zawierających transakcje z firmami zagranicznymi.
Limit nie obowiązuje konsumenta kupującego towar lub usługę od przedsiębiorcy. Osoba prywatna może zapłacić gotówką także wtedy, gdy cena przekracza 15 000 zł. Forma płatności może jednak wynikać z umowy, regulaminu sprzedaży albo charakteru transakcji, na przykład sprzedaży internetowej lub samoobsługowej.
Jakie są skutki zapłaty gotówką powyżej limitu?
Najważniejsza konsekwencja dotyczy podatku dochodowego. Jeżeli przedsiębiorca zapłaci kontrahentowi gotówką za transakcję przekraczającą ustawowy próg, nie może zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów w PIT lub CIT.
Wyłączenie obejmuje całą kwotę transakcji, a nie tylko nadwyżkę ponad 15 000 zł. Przykładowo, przy transakcji o wartości 20 000 zł zapłaconej z pominięciem rachunku płatniczego kosztem podatkowym nie będzie 5 000 zł, lecz całe 20 000 zł.
W księgach może być konieczne skorygowanie rozliczeń. Skutkiem będzie zwiększenie dochodu podlegającego opodatkowaniu, a w konsekwencji wyższy podatek. Przy większych transakcjach warto też sprawdzić rachunek kontrahenta na białej liście podatników VAT, jeżeli płatność jest wykonywana na jego konto.
Czy limit płatności gotówką zmieni się od 2027 roku?
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1624 przewiduje wprowadzenie od 10 lipca 2027 roku unijnego limitu płatności gotówkowych w wysokości 10 000 EUR. Ma on obejmować zarówno transakcje między przedsiębiorcami, jak i płatności przedsiębiorca–konsument. Państwa członkowskie będą mogły stosować niższe limity.
| Okres | Limit gotówkowy | Zakres podmiotowy |
|---|---|---|
| Obecne przepisy w Polsce | 15 000 zł brutto | Transakcje między przedsiębiorcami |
| Od 10 lipca 2027 roku | 10 000 EUR, z możliwością zastosowania niższego limitu krajowego | Przedsiębiorcy oraz konsumenci w zakresie określonym przepisami |
Ostateczne zasady stosowania nowych regulacji w Polsce mogą zależeć od krajowych przepisów wykonawczych. Do czasu wejścia zmian w życie przy transakcjach B2B należy stosować obecny limit 15 000 zł brutto.
W skrócie: B2B oznacza limit 15 000 zł brutto dla całej transakcji, B2C nie podlega obecnie temu limitowi, a naruszenie zasad może pozbawić firmę prawa do ujęcia całego wydatku w kosztach uzyskania przychodów.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W przypadku nietypowej umowy lub transakcji o znacznej wartości sposób rozliczenia warto skonsultować z doradcą podatkowym.
