Nie ma jednego terminu przechowywania wszystkich dokumentów firmowych. Najczęściej dokumenty podatkowe i księgowe przechowuje się przez 5 lat, dokumentację pracowniczą przez 10 albo 50 lat, a dokumenty związane z konkretną umową, roszczeniem lub postępowaniem mogą wymagać odrębnego terminu. Najważniejsze jest prawidłowe ustalenie daty początkowej – okres zwykle liczy się od końca właściwego roku, a nie od dnia wystawienia dokumentu.
Jak długo przechowywać dokumenty firmowe?
Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji i podstawy prawnej. Faktura z lutego 2021 roku nie zawsze może zostać zniszczona w lutym 2026 roku. Dla dokumentów księgowych punktem odniesienia jest co do zasady rok obrotowy, a dla dokumentów podatkowych – koniec roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Trzeba też odróżnić obowiązki wynikające z Ustawy o rachunkowości od zasad określonych w Ordynacji podatkowej. Ten sam dokument może mieć znaczenie zarówno księgowe, jak i podatkowe. Wtedy należy zastosować termin, który kończy się później.
Okresy przechowywania najważniejszych dokumentów
Poniższa tabela przedstawia typowe terminy dla dokumentacji firmowej. „5 lat” nie oznacza automatycznie pięciu lat od daty umieszczonej na dokumencie.
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Faktury sprzedażowe i zakupowe oraz dokumenty związane z rozliczeniem podatku | Zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | Ordynacja podatkowa, art. 70 i 86 |
| Księgi rachunkowe, większość dowodów księgowych i dokumentacja inwentaryzacyjna | Zwykle 5 lat, liczonych według zasad dla danego roku obrotowego | Ustawa o rachunkowości, art. 74 |
| Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe | Co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym je zatwierdzono | Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 1 |
| Dokumenty dotyczące kredytów, pożyczek, umów handlowych, środków trwałych w budowie i roszczeń | 5 lat od zakończenia, spłaty, rozliczenia albo przedawnienia sprawy | Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 4 |
| Deklaracje rozliczeniowe i raporty przekazane do ZUS | 5 lat od dnia przekazania dokumentu | Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych |
| Dokumentacja pracownicza | 10 albo 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia i spełnienia warunków ustawowych | Kodeks pracy |
Ordynacja podatkowa a Ustawa o rachunkowości
Ordynacja podatkowa nakazuje przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Standardowy termin przedawnienia wynosi 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Ustawa o rachunkowości określa z kolei terminy dla ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych. Przy dokumentach dotyczących umów, kredytów, pożyczek lub roszczeń termin może być powiązany z zakończeniem albo rozliczeniem konkretnej sprawy.
Jeżeli faktura jest jednocześnie dowodem księgowym i dokumentem potrzebnym do obrony rozliczenia podatkowego, nie należy stosować krótszego terminu tylko dlatego, że wynika on z jednej z podstaw prawnych.
Dokumentacja pracownicza – 10 czy 50 lat?
W przypadku akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy decydująca jest data zatrudnienia. Podstawowy okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł, ale starsze roczniki podlegają dłuższym zasadom.
| Okres zatrudnienia | Okres przechowywania | Warunki |
|---|---|---|
| Przed 1 stycznia 1999 roku | 50 lat od ustania lub wygaśnięcia stosunku pracy | Brak możliwości skrócenia okresu na zasadach dotyczących ZUS RIA |
| Od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku | Co do zasady 50 lat | Okres można skrócić do 10 lat po spełnieniu warunków związanych z ZUS OSW i ZUS RIA |
| Od 1 stycznia 2019 roku | 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł | Dotyczy dokumentacji pracowniczej przechowywanej według nowych zasad |
ZUS OSW jest oświadczeniem pracodawcy potrzebnym przy procedurze skrócenia okresu przechowywania dla określonej grupy pracowników. ZUS RIA to raport informacyjny przekazywany za konkretnego ubezpieczonego. Sam fakt zatrudnienia pracownika w latach 1999–2018 nie wystarcza do skrócenia okresu z 50 do 10 lat.
Przykładowo, jeżeli pracownik zatrudniony po 1 stycznia 2019 roku zakończył pracę 30 czerwca 2026 roku, dziesięcioletni okres liczy się od końca 2026 roku. Dokumentację przechowuje się więc do końca 2036 roku, o ile nie obowiązuje dłuższy termin wynikający z konkretnej sprawy.
Jak obliczyć datę, po której dokument można zniszczyć?
Najpierw trzeba ustalić rodzaj dokumentu i właściwą podstawę prawną, a dopiero później policzyć lata. W praktyce należy przejść przez następujące etapy:
- Ustal, czy dokument ma charakter podatkowy, księgowy, kadrowy, ubezpieczeniowy czy umowny.
- Sprawdź, od jakiego zdarzenia biegnie termin – może to być koniec roku podatkowego, koniec roku obrotowego, ustanie zatrudnienia albo zakończenie umowy.
- Oblicz wymagany okres zgodnie z właściwą ustawą, a nie wyłącznie według daty wystawienia dokumentu.
- Przed zniszczeniem sprawdź, czy termin nie został zawieszony, przerwany albo wydłużony przez kontrolę, postępowanie lub roszczenie.
Dla dokumentu podatkowego związanego z podatkiem, którego termin płatności upłynął w 2022 roku, standardowy pięcioletni termin liczy się od końca 2022 roku. W typowej sytuacji dokument może więc kwalifikować się do zniszczenia dopiero od 1 stycznia 2028 roku.
Najczęstsze błędy przy liczeniu terminów to:
- Liczenie pięciu lat od dnia wystawienia faktury.
- Przyjmowanie roku wskazanego na dokumencie za początek biegu terminu podatkowego.
- Stosowanie pięcioletniego terminu do akt osobowych starszych pracowników.
- Niszczenie dokumentów objętych kontrolą, postępowaniem albo nierozliczonym roszczeniem.
Okres może wymagać indywidualnego ustalenia także wtedy, gdy firma została zlikwidowana lub zawieszona. Zakończenie działalności nie usuwa obowiązku przechowywania dokumentów za wcześniejsze lata.
Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty po upływie terminu?
Upływ minimalnego okresu nie oznacza, że można automatycznie wyrzucić cały rocznik. Przed brakowaniem dokumentacji sprawdź:
- Status postępowania – upewnij się, że dokumenty nie dotyczą trwającej kontroli podatkowej, audytu, egzekucji ani sporu.
- Kategorię dokumentów – wyłącz akta pracownicze, dokumenty archiwalne, umowy z nierozliczonymi zobowiązaniami i materiały potrzebne do dalszych rozliczeń.
- Najdłuższy obowiązujący termin – porównaj termin podatkowy z księgowym, umownym i ewentualnie pracowniczym.
- Sposób zniszczenia – papier zawierający dane osobowe powinien zostać rozdrobniony w sposób uniemożliwiający odtworzenie informacji.
- Dokumentację procesu – sporządź protokół zniszczenia, wskazując zakres dokumentów, podstawę brakowania i datę wykonania czynności.
Dokumenty elektroniczne również wymagają kontrolowanego usunięcia. Trzeba uwzględnić aktywne systemy, kopie robocze i zasady przechowywania kopii zapasowych. Archiwum elektroniczne powinno zapewniać trwałość, kompletność, czytelność, ochronę przed nieuprawnioną zmianą oraz możliwość odtworzenia dokumentu.
Ustawa o rachunkowości pozwala w wielu przypadkach przechowywać dokumentację elektronicznie, ale przewiduje wyjątki dotyczące między innymi dokumentów przenoszących prawa majątkowe do nieruchomości, dokumentów związanych z odpowiedzialnością za składniki aktywów oraz ważnych umów wskazanych przez kierownika jednostki.
Gdy termin budzi wątpliwości
Za nieprawidłowe prowadzenie lub przechowywanie dokumentacji pracowniczej pracodawcy może grozić grzywna od 1000 do 30 000 złotych na podstawie Kodeksu pracy. W przypadku nietypowych dokumentów, kontroli, likwidacji firmy albo niejasnego statusu ZUS OSW i ZUS RIA termin warto ustalić z księgowym, doradcą podatkowym, prawnikiem lub archiwistą.
Najbezpieczniejsza zasada brzmi: najpierw sklasyfikuj dokument, potem ustal właściwe zdarzenie rozpoczynające bieg terminu, a dopiero na końcu wyznacz datę brakowania. Takie podejście ogranicza ryzyko zarówno przedwczesnego zniszczenia, jak i przechowywania dokumentów dłużej, niż wymagają tego przepisy.
